Virstanpylväiden käyttö projektinhallinnassa

Sisältö

• Milloin projektin välitavoitteita käytetään
• Kuinka usein asettaa virstanpylväät suunnitelmaan
• Kuinka välitavoitteet esitetään Gantt-kaaviossasi
• Kuinka nimetä välitavoitteet
• Kuinka saada välitavoitteet allekirjoitettuna
• Mittapisteiden käyttäminen viestinnässä

Yksi hankkeen määrittelevistä ominaisuuksista on, että se kestää määrätyn ajan. Se voi olla muutama muutamasta viikosta useisiin vuosiin, ja joissain tapauksissa suurten rakennushankkeiden tai julkisten töiden osalta vuosikymmeniin.

Projektin päälliköt käyttävät välitavoitteita seuratakseen etenemistä matkalla ja varmistaaksesi, että tärkeimmät suoritteet saavutetaan aikajanan mukaisesti.

Hankkeen virstanpylväs on tehtävä, jonka kesto on nolla ja joka tarkoittaa saavutusta projektissa. Niitä käytetään keinona osoittaa liikettä ja edistymistä sekä näyttää ihmisille mitä tapahtuu, vaikka heillä ei olisi yksityiskohtaisia ​​tietoja saavuttamiseen liittyvistä tehtävistä. Tässä suhteessa ne ovat erittäin hyödyllisiä sidosryhmien viestinnälle ja odotusten asettamiselle.

Milloin projektin välitavoitteita käytetään

Projektinhallinnan välitavoitteita käytetään merkitsemään:

• Merkittävien työvaiheiden alku
• Merkittävien työvaiheiden loppu
• määräajat
• Kun tärkeä päätös tehdään
• Muut kiinteät ajankohdat, joita on kutsuttava erityisesti

Kuinka usein asettaa virstanpylväät suunnitelmaan

Koulutuskurssi saattaa suositella välitavoitteiden sisällyttämistä suunnitelmaan noin kerran kuukaudessa. Tämä on hieno ja hyvä nyrkkisääntö, mutta sinun on käytettävä ammattitaitoasi. Joillakin kuukausilla voi olla paljon toimintaa, kun tärkeät kokoukset merkitään virstanpylväiksi, tehdään päätöksiä ja yhden vaiheen päättäminen ja toisen alkaminen.

Muina kuukausina saatat olla keskittynyt toteuttamiseen, ja vain hyvin vähän, jos mitään, mihin voit ripustaa virstanpylvään.

Raportointia varten on hyödyllistä luoda syy saavuttaa virstanpylväs vähintään kerran jokaisessa raportointisyklissä.

Kuinka välitavoitteet esitetään Gantt-kaaviossasi

Välitavoitteet ovat yksi Gantt-kaavion komponentteja, ja ne esitetään kaaviossa timanttina. Niitä ei näytetä normaalina tehtävänä, koska niiden kesto on nolla: toisin sanoen he eivät vie aikaa. Gantt-kaavion suunnittelua varten niitä vain tapahtuu.

Jos et käytä Gantt-kaavioita, voit silti käyttää välitavoitteita. Tässä on viisi vaihtoehtoa Gantt-kaavioille: Voit silti sisällyttää välitavoitteet suunnitelmaan käyttämällä näitä.

Jos haluat pysyä henkilökohtaisesti järjestettynä eikä projektinhallintaohjelmisto ole täysin integroitu kalenteriin, voit kopioida ja liittää avainpäivämäärät päiväkirjaasi. Riippuen siitä, kuinka haluat työskennellä, tämä voi muistuttaa sinua siitä, mitä pitäisi olla tekemisissä.

Kuinka nimetä välitavoitteet

Välitavoitteilla tulisi olla selkeä kuvaus projektisi aikataulussa, mutta ei sellaista, joka viittaa siihen, että ne ovat tehtävä. Joten niitä ei pitäisi kutsua 'Hanki sopimus siirtymiseen vaiheeseen 2', vaan 'Vaihe 2 alkaa'. Jos haluat heijastaa pyrkimyksiä päästä sopimukseen siirtymisestä vaiheeseen 2, lisää tehtävä juuri ennen virstanpylvästä peittääksesi sen.

Virstanpylväiden tulisi kuvata ajankohta, jota ne edustavat näin:

• Testausvaihe valmis
• PID hyväksytty
• Sopimus allekirjoitettu

Monet projektipäälliköt päättävät numeroida virstanpylväät myös viittauksen helpottamiseksi. Jos käytät työnjakorakennetta, voit käyttää siitä numerointia. Muutoin on hienoa käyttää M1: tä, M2: ta ja niin edelleen selventääksesi, mihin viitat. Selkeä nimitysrakenne tulee tärkeämmäksi, kun virstanpylväiden määrä kasvaa, joten miettiä, miten aiot tehdä tämän, jos projekti kestää useita kuukausia.

Kuinka saada välitavoitteet allekirjoitettuna

Välitavoitteet ovat osa projektiaikataulua, joten kun aikataulusi on perustana, sinun tulee harkita välietappiesi allekirjoittamista.

Jos sinun on muutettava välitavoitteidesi päivämääriä, sinun tulee käyttää muutoksia suunnitelmaan tavallisella muutoksenhallintamenettelyllä. Tämä voi olla yhtä helppoa kuin jutella projekti-sponsorin kanssa ja kertoa heille miksi päivämääriä on muutettava, tai yhtä muodollista kuin laatia uusi suositeltu aikataulu ja viedä se suunnittelukomiteaan ratifioinnin vuoksi.

On parasta selvittää, mikä välitavoitteesi kirjautumisprosessi on, jos sellainen on, ennen kuin tarvitset sitä, jotta et tuhlaa aikaa, kun sinun on tehtävä muutos.

Mittapisteiden käyttäminen viestinnässä

Virstanpylväät ovat hyödyllisiä viestinnässä ja raportoinnissa, koska ne edustavat suunnitelman minimihallintapisteitä. Toisin sanoen, jos otit kaikki muut tehtävät, voit silti nähdä mitä tapahtui ja pitää projektin eteenpäin vain välitavoitteiden avulla.

Sinun pitäisi pystyä vetämään virstanpylväät ja laittamaan ne kojelautaan tai projektiraporttiin. Heidän tulee kertoa tarina projektista riittävän yksityiskohtaisesti tyydyttääksesi ilmoittamasi ihmiset, yleensä projektisi sponsori tai muu toimeenpanoryhmä, kuten ohjausryhmä (tai projektilautakunta). Joka kuukausi tai käyttämäsi raportointitiheys voi näyttää, mitkä virstanpylväät on saavutettu.

Raportointi välitavoitteiden suhteen on melko suoraviivaista ja tehdään usein taulukkona. Luettelee virstanpylväskuvauksen, päivämäärän, jolloin se oli suoritettava, ja sitten uuden ennustetyn päivämäärän. Kun virstanpylväs on saavutettu ja se voidaan merkitä täydelliseksi, lisää myös päivämäärä. Toivottavasti se on sama kuin ennustettu päivämäärä, mutta projektit eivät aina toimi niin.

Tällainen taulukko tekee selväksi, mikä on valmis ja mikä on jäljellä. Voit suunnitella vastauksen kysymykseen "Miksi emme saavuttaneet sitä virstanpylvästä?" ennen kuin menet tapaamaan sponsoria tai lähettämään raportin.

Kun projektisuunnitelmasi on hyvin pitkä ja sinulla on paljon virstanpylväitä, on helpompaa pudottaa valmiit välitavoitteet jokaisesta raportointisyklistä. Raportoi vain kyseisen kuukauden tulevat tai toteutetut välitavoitteet: ota ensi kuussa pois kaikki viime kuussa valmistuneet asiat, joten et lisää jatkuvasti raportin pituutta kertomalla ihmisille työstä, jonka he tietävät jo valmisneen.

Virstanpylväät ovat todella hyödyllinen projektinhallintatyökalu suunnitteluun, ajoittamiseen ja raportointiin, ja niitä on helppo käyttää. Laita joitain seuraavaan projektisuunnitelmaan, seuraa niitä ja huomaat oppivan, mikä taajuus sopii sinulle parhaiten.

Kuten kaikessa projektinhallinnassa, käytä niitä joustavasti haluamasi lopputuloksen saavuttamiseen käyttämällä näitä vinkkejä ja ohjeita omien päätösten tekoon.