Ammatillisen kirjeen ja sähköpostin kirjoittamisen ohjeet

Sisältö

Ammatillisen kirjeen ja sähköpostin kirjoittamisen ohjeet
Yhteystiedot
Tervehdys
Kirjeen runko
Sulkeminen
Allekirjoitus
Kuinka vastata kirjeeseen
Kirjeenvaihdon muotoilu
Kirjeen kirjoittamisen ohjeet
Esimerkkejä ja malleja
Oikoluku ja oikeinkirjoituksen tarkistus

Mikä on paras tapa kirjoittaa ammatillinen kirje - paperikirjeellä tai sähköpostilla? Yksi ei todellakaan ole parempi kuin toinen. Joissakin tapauksissa on järkevää kommunikoida sähköpostitse, ja joskus sinun on ehkä lähetettävä perinteinen kirjoitettu, painettu ja allekirjoitettu kirje. Kumpi valitset, on tärkeää noudattaa parhaita ammatillisia kirjeiden ja sähköpostien kirjoittamista ja muotoilua koskevia ohjeita.

Sähköposti on nopeampaa ja helpompaa, mutta jotkut sähköpostiviestit eivät koskaan aukea ja riippuen siitä kenelle kirjoitat ja miksi kirjoitat, saatat joutua lähettämään postitetun ja allekirjoitetun kirjeen tai jopa lähettämään sen verkossa.

Valitsemasi viestityyppi riippuu siitä, kenen kanssa kommunikoit, ja kirjeenvaihtosi tarkoituksesta.

Kaikki hyvin kirjoitetut kirjeet sisältävät useita osioita. Jokaiseen osaan sisällyttämäsi tiedot ja yleinen muoto riippuvat siitä, lähetätkö kirjoitetun kirjeen vai sähköpostiviestin.

On välttämätöntä, että tiedät kirjeen eri osat ja sen, mitä kussakin on lueteltava. Sinun on myös osattava osoittaa ja allekirjoittaa sekä kirjoitettu että sähköposti. Kirjeen eri osat ovat seuraavat:

Yhteystiedot
Tervehdys (tervehdys)
Kirjeen runko
Sulkeminen
Allekirjoitus

Yhteystiedot

Yhteystietojen lisäämiskeinot ovat erilaisia sen mukaan, kuinka lähetät kirjeesi. Sähköpostiviestissä yhteystietosi ovat viestin lopussa, kun taas kirjallisessa kirjeessä yhteystietosi ovat sivun yläreunassa. Tässä on mitä sisällyttää yhteystietosi-osioon sekä näytteitä sekä kirjoitetuille kirjeille että sähköposteille.

Tervehdys

Tervehdys on tervehdysosasto kirjeessäsi, jolla on jotain, kuten ”Rakas herra Peterson” tai ”Kenelle se voi olla huolenaihe.” Tässä on luettelo tervehdysesimerkkeistä, jotka toimivat hyvin ammatillisessa kirjeenvaihdossa.

Kirjeen runko

Kirjeesi runko sisältää useita kappaleita. Ensimmäisessä kappaleessa tulisi olla johdanto ja lyhyt selitys syystä kirjoittamiseen. Toisessa kappaleessa (ja kaikissa seuraavissa kappaleissa) olisi selitettävä tarkemmin syyt kirjoittamiseen. Viimeisen kappaleen tulisi joko pyytää lukijalta toimia, jos pyydät jotain, tai ilmoittaa, miten jatkat. Varmista, että kirjeesi tarkoitus on selvä. Lukijan on tiedettävä, mitä pyydät ja kuinka hän voi auttaa sinua. Tai jos tarjoat palveluita tai apua, varmista, että on selvää, mitä voit tarjota.

Sulkeminen

Kirje suljetaan termeillä, kuten "Ystävällisin terveisin" tai "Ystävällisin terveisin", jota seuraa pilkku, sitten allekirjoituksesi, jos lähetät kirjoitettua kirjettä. Jos lähetät sähköpostiviestin, kirjoita nimesi sulkemisen jälkeen.

Allekirjoitus

Kirjeesi viimeinen kosketus on allekirjoitus, joka sisältää sähköpostiviestissä yhteystietosi.

Kuinka vastata kirjeeseen

Tärkeää on puhua kirjoittamasi henkilölle muodollisesti, ellet tunne heitä hyvin.

Kirjeenvaihdon muotoilu

Nyt kun sinulla on kaikki tiedot, jotka sinun on sisällytettävä viestiisi, tarkista kirjeille ja sähköpostiviesteille käytettävä vakiomuoto.

Kirjeen kirjoittamisen ohjeet

Seuraava askel on kiillottaa kirjeesi. Kappaleiden ja sivun ylä- ja alaosan välissä tulisi olla paljon tilaa. Haluat myös valita luettavan, ammattimaisen tyylin ja fontin koon. Se, mitä sanot, riippuu kirjoittamisen syystä, joten muista räätälöidä kirjeesi sopimaan henkilökohtaiseen ja ammatilliseen tilanteeseesi.

Esimerkkejä ja malleja

Mallin käyttäminen on hieno tapa aloittaa oma kirje tai sähköpostiviesti, koska aloitat perusmuodon kanssa. Täytä vain tietosi kirjeen asianmukaiseen kohtaan.

Myös esimerkkien tarkasteleminen on hyödyllistä, koska saat ideoita mitä sanoa omassa kirjeenvaihdossasi.