Projektinjohtoryhmän vastuullisuusvinkit

Sisältö

• Osoitteen vastuuvelvollisuus Kickoff-kokouksessa
• Korosta tehtävien keskinäinen yhteys
• Hanki julkisia sitoumuksia toimintakohteisiin
• Seuraavat toimet julkisesti
• Huono suorituskyky
• Suorita suorituskykyongelmat tarvittaessa

Vastuullisuus, joka on kriittinen jokaiselle projektin menestykselle, ei tarkoita sitä, että projektipäällikön on pakko lastenhoitaja, mikrotalous tai kayttaa ihmisiä saamaan aikaan asiat. Tällainen taktiikka aiheuttaa usein riitaa ja vihamielisyyttä projektipäällikköä kohtaan. Sen sijaan, että olisi ainoa henkilö, joka pitää ihmisiä vastuussa, parempi lähestymistapa, jonka projektipäällikkö voi käyttää, on koko joukkueen valtuuttaminen ylläpitämään projektin vastuuvelvollisuutta. Tässä on kuusi tapaa rakentaa vastuu projektiin:

Osoitteen vastuuvelvollisuus Kickoff-kokouksessa

Projektin aloituskokous on aika saada projektiryhmä innostumaan projektista ja asettaa odotuksia projektin etenemiselle. Vastuullisuuden asettaminen etukäteen projektin perustaperiaatteeksi on kriittistä.

Aloituskokouksessa projektin sponsori ja projektipäällikkö tekevät odotuksensa selväksi. Projektin sponsori toteaa, kuinka he pitävät projektipäällikköä vastuullisena ja kuinka projektipäällikkö pitää kaikki muut vastuussa.

Vastuullisuus ei lopu tähän. Näihin pisteisiin perustuen projektipäällikkö antaa ryhmän jäsenille tietää, että he odottavat pitävänsä heitä myös projektipäällikkönä vastuussa. Projektipäällikkö huomauttaa myös, kuinka he odottavat ryhmän jäsenten pitävän toisiaan vastuullisina. Toisten kutsumista kannustetaan, kunhan kaikki ryhmän jäsenet ylläpitävät ammattitaitoaan ja kunnioitustaan ​​toisia kohtaan.

Nämä lausunnot perustavat selkeän vastuujärjestelmän. Viime kädessä projektipäällikkö vastaa projektin menestyksestä, mutta menestyäkseen projektipäällikkö odottaa kaikkien olevan vastuuvelvollisia ja pitävän toisiaan vastuullisina.

Korosta tehtävien keskinäinen yhteys

Projektit sisältävät melkein aina toisistaan ​​riippuvat tehtävät. Joidenkin asioiden on tapahduttava peräkkäin, jotta projekti olisi onnistunut. Koska projektipäällikkö asettaa ryhmälle projektin yksityiskohdat, projektipäällikön tulisi olla tietoinen korostamaan, miten tehtävät leikkaavat.

Joskus tehtävät suoritetaan samanaikaisesti. Se voi tapahtua välttämättömyyden vuoksi tai tehokkuuden vuoksi. Kun tehtävät on suoritettu, heidän työtuotteensa otetaan käyttöön myöhemmässä tehtävässä. Vastuullisuusrakenne toimii kuten yllä olevassa esimerkissä. Seuraavassa tehtävässä työskentelevät pitävät edellisissä tehtävissä työskentelevät vastuussa.

Projektipäällikkö näyttää ryhmän jäsenille, kuinka tehtävät liittyvät toisiinsa ja kuinka jokaisen ryhmän jäsenen on tehtävä hyvää työtä muiden ryhmän jäsenten eduksi. Projektipäällikkö kannustaa ryhmän jäseniä pitämään toisiaan vastuullisina.

Jos yksi joukkueen jäsen ei voi aloittaa tehtävää ennen kuin toinen joukkueen jäsen on suorittanut tehtävänsä loppuun, riippuvaisella joukkueen jäsenellä on oma mielenkiintonsa toisen joukkueen jäsenen menestykseen ja hän pitää kyseistä ryhmän jäsentä vastuussa oikea-aikaisesta ja laadukkaasta suorituksesta.

Hanki julkisia sitoumuksia toimintakohteisiin

Yksi syy siihen, että projektipäälliköt pitävät ryhmäkokouksia, on seuraavien vaiheiden määrittäminen projektin etenemisen perusteella. Asioiden tulisi kulkea mahdollisuuksien mukaan suunnitelmien mukaan, mutta kun odottamattomia asioita esiintyy, ne on hoidettava.

Riippumatta siitä, kuka suostuu käsittelemään asiaa, ryhmän jäsenestä, joka ottaa tehtävän vastaan, projektipäällikön tulisi dokumentoida, mitä on tehtävä ja milloin se on suoritettava.

Toimenpide tulee sitten sisällyttää kokousmuistiinpanoihin tai toimintokohdelokiin. Eri projektijohtamisfilosofiat tekevät tämän eri tavalla. Tärkeintä on kirjoittaa toimintakohteet tulevaa käyttöä varten.

Seuraavat toimet julkisesti

Kun ryhmän jäsenet tekevät sitoumuksia, koko joukkueen on voitava luottaa tehtävän suorittamiseen. Näiden sitoumusten kirjoittaminen on hienoa, mutta tehtävät on suoritettava.

Kun tehtävät on jaettu, projektipäällikön tulisi seurata toimia varmistaakseen, että ryhmän jäsenet pitävät kiinni sanastaan. Paras osa vastuun jakamista on, että projektipäälliköiden ei tarvitse olla pahoja.

Kun projektipäällikkö on luonut vastuullisuusilmapiirin, projektipäällikön ei tarvitse lakata maata joku, joka ei seuraa. Ryhmädynamiikka hoitaa tilanteen. Vertaispaine voi toimia positiivisesti. Projektipäällikön tarvitsee vain kiinnittää huomio toimintakohteeseen ja antaa vastuuhenkilön puhua.

Projektipäällikkö saattaa toisinaan kysyä koettelevia kysymyksiä siitä, miksi sitoumusta ei noudatettu, mutta yleensä vastuuhenkilö ilmoittaa virheistä, laskelmista tai esteistä ja sitoutuu uuteen sitoumukseen alkuperäisen toimintakohteen suorittamiseksi ja mahdollisesti sovittaa suorituskyvyn raukeamisesta.

Huono suorituskyky

Projektiryhmän jäsenen heikko suorituskyky on ongelma, jonka projektipäälliköiden on käsiteltävä nopeasti ja diplomaattisesti. Jos muut projektiryhmän jäsenet näkevät huonon suorituskyvyn suvaitsevan, heidän motivaatio heikkenee ja heidän suorituskykynsä todennäköisesti heikkenee vastaavasti.

Projektipäälliköt eivät kuitenkaan voi olla summasahoja, jotka vähentävät huonoja esiintyjiä, kun he eivät täytä odotuksia. Se on tasapainottaminen asioiden nopean ja inhimillisen käsittelyn välillä.

Huono suorituskyky ei katoa itsestään. Sitä ei voida sallia viipyä, mutta projektipäälliköiden on annettava huonoille esiintyjille aikaa korjata käyttäytymistään, kun heille on annettu tieto siitä.

Suorita suorituskykyongelmat tarvittaessa

Jos huonojen suorituskykyjen käsittely yksi-to-one ei toimi, projektipäällikön on siirrettävä ongelma tiimin jäsenen esimiehelle. Jos tämä epäonnistuu, projektisponsorin on ehkä puututtava asiaan.

Ennen kuin asiaa laajennetaan projektin sponsorille, projektipäällikön tulisi käyttää kaikkia muita vaihtoehtoja. Huonon suorituskyvyn tapauksessa projektipäällikön tulee olla erityinen projekti-sponsorin kanssa ja antaa suosituksia ongelman ratkaisemiseksi.

Jos projektipäällikkö haluaa esimerkiksi ryhmän jäsenen neuvoneen toisen linjan johtajan kanssa, projektipäällikön tulisi sanoa niin. Jos projektipäällikkö haluaa tiimin jäsenen vaihtavan, projektipäällikön tulisi tehdä tällainen pyyntö. Projektipäällikön tulisi tarjota vaihtoehdot ja tuoda esiin kunkin vaihtoehdon edut ja haitat.