Esimiehen rooli työntekijöiden poissaolon hallinnassa

Sisältö

• Esimiehen vastuut
• Paluu töihin -haastattelu
• Suositellut kurinpitomenettelyt, jos poissaolo jatkuu
• Vaihe 1: Neuvontahaastattelu
• Vaihe 2: Ensimmäinen muodollinen katsaus (sanallinen varoitusvaihe)
• Vaihe 3: Toinen muodollinen katsaus (kirjallinen varoitusvaihe)
• Vaihe 4: Tilapäinen keskeyttäminen töistä
• Vaihe 5: Työsuhteen päättyminen
• Poissaolon hallinnan haasteet

Stefani Yorges, tohtori

Yhdysvaltain työministeriö (DOL) arvioi vuonna 2017, että melkein 3% työnantajan työvoimasta oli poissa missä tahansa päivässä. Poissaolon korkea hinta vaikuttaa organisaatioihin vielä enemmän, kun otetaan huomioon menettänyt tuottavuus, moraali ja väliaikaiset työvoimakustannukset. Eniten huolestuttavaa on edelleen se, että melkein kaksi kolmesta työntekijästä, jotka eivät tule töihin, eivät ole itse fyysisesti sairaita.

Useimmilla yrityksillä vastuu poissaolojen hallintaan on laskenut ensisijaisesti välittömille esimiehille. Nämä esimiehet ovat usein ainoat ihmiset, jotka tietävät tietyn työntekijän poissaolon.

Heillä on parhaat mahdollisuudet ymmärtää yksilön poissaolon olosuhteet ja huomata ongelma varhaisessa vaiheessa. Siksi heidän aktiivinen osallistuminen yrityksen poissaolomenettelyihin on keskeinen poissaolopolitiikan tai -ohjelman yleisen tehokkuuden ja menestyksen kannalta.

Sen varmistamiseksi, että esimiehet ovat mukavia ja osaavia hoitaessaan poissaoloja, heidän on saatava täysi tuki ylimmälle johdolle. Kaikkien osapuolten on oltava tietoisia poissaolopolitiikkojen ja -menettelyjen tavoitteesta. Pitäisikö yksiköiden välillä olla eroja? politiikka voi menettää tehokkuutensa.

Yhdenmukaisuuden lisäämiseksi esimiehiä tulisi kouluttaa vastuualueisiinsa poissaolojen hallintaan, neuvoa kuinka suorittaa tehokkaita työhön paluuta koskevia haastatteluja ja kouluttaa tarvittaessa kurinpidollisten menettelyjen käyttöön.

Esimiehen vastuut

Sen lisäksi, että varmistetaan, että työ katetaan asianmukaisesti työntekijän poissaolon aikana, on myös joukko muita kriittisiä toimia, jotka esimiesten on suoritettava poissaolojen hallintaan. Niiden pitäisi:

• varmistaa, että kaikki työntekijät ovat täysin tietoisia organisaation politiikoista ja menettelyistä poissaolon käsittelemiseksi,
• olla ensimmäinen yhteyspiste, kun työntekijä soittaa sairaana
• ylläpitää asianmukaisesti yksityiskohtaisia, tarkkoja ja ajantasaisia ​​poissaolotietoja henkilöstöstä (esim. päivämäärä, sairauden luonne / poissaolon syy, odotettu paluu työpäivään, lääkärin todistus tarvittaessa),
• tunnistaa kaikki poissaolosuhteet, jotka aiheuttavat huolta,
• suorittaa paluuta haastattelut
• toteuttaa kurinpitomenettelyt tarvittaessa.

Paluu töihin -haastattelu

Esimiesten koulutukseen siitä, miten poissaolot voidaan hoitaa parhaiten, tulisi sisältyä ohjeet siitä, kuinka suorittaa tehokkaita ja oikeudenmukaisia ​​työhön paluuta koskevia haastatteluja. Viimeaikaiset kansalliset tutkimukset osoittavat, että näitä haastatteluja pidetään yhtenä tehokkaimmista työkaluista lyhytaikaisten poissaolojen hallintaan.

Paluu työhön -keskustelu antaa esimiehelle toivottaa työntekijän tervetulleeksi takaisin työhön. Sen lisäksi, että johtaja on sitoutunut hallitsemaan ja hallitsemaan poissaoloja työpaikalla. Haastattelun avulla voidaan tarkistaa, että työntekijä on riittävän hyvä palaamaan töihin.

Tarvittava paperityö voidaan suorittaa niin, että poissaolo ja sen johtopäätös kirjataan asianmukaisesti. Se, että vakiintuneella menettelyllä on käytössä poissaolon tutkinta ja keskustelu työntekijän kanssa, voi yksinään toimia pelotteena siitä, että poissaolot eivät tapahdu epämääräisistä syistä.

Haastattelut on suoritettava mahdollisimman nopeasti poissaolon palaamisen jälkeen työhön (viimeistään yhden päivän kuluttua hänen palaamisestaan). Työntekijälle olisi annettava riittävä tilaisuus esitellä poissaolonsa syyt. Esimiehen tulisi käyttää haastattelua aikaa tutkiakseen kaikkia työntekijälle mahdollisesti liittyviä kysymyksiä, jotka johtavat poissaoloon.

Tavoitteena on vaalia avointa ja tukevaa kulttuuria. Menettelyt ovat käytössä, jotta voidaan varmistaa, että apua ja neuvoja tarjotaan tarvittaessa, ja varmistaa, että työntekijä on sopiva palaamaan töihin.

Työntekijät arvostavat yleensä mahdollisuutta selittää poissaolon todelliset syyt virallisessa rakenteessa. Jos esimies epäilee poissaolon syiden oikeellisuutta, hänen on käytettävä tätä tilaisuutta ilmaistaan ​​epäilyjä tai huolenaiheita.

Työntekijän on aina oltava tietoinen siitä, että haastattelu ei ole vain osa yrityksen menettelytapoja, vaan merkittävä kokous, jonka aikana poissaolo on todettu ja jolla voi olla vaikutuksia tulevaisuuden työhön. Yrityksen kurinpitomenettely tulisi selittää työntekijälle, jos poissaoloa ei voida hyväksyä.

Minkään kokouksen aikana haastattelusta ei tule tulla rangaistuksen muotoa, vaan sitä tulisi nähdä tilaisuutena korostaa ja selittää poissaolon vaikutuksia osastolla. Suurin osa työntekijöistä saa ylpeyden ja saavutuksen työstään, ja johtoa olisi kannustettava kohtelemaan näitä henkilöitä vastuullisina aikuisina.

Suositellut kurinpitomenettelyt, jos poissaolo jatkuu

Seuraavissa ohjeissa esitetään suositeltavat toimenpiteet tapauksissa, joissa lyhytaikaisten poissaolojen katsotaan ylittävän hyväksyttävän tason tietyllä ajanjaksolla.

Vaihe 1: Neuvontahaastattelu

• Välittömän esimiehen tulisi neuvoa työntekijää poissaolostaan, yrittää selvittää sairauden syyt ja päättää, mitä on tehtävä läsnäolon parantamiseksi.
• Jos tässä vaiheessa havaitaan jokin sairaus, joka todennäköisesti vaikuttaa työsoveltuvuuteen, esimiehen tulee sopia tapaamisesta yrityksen hyväksymän lääkärin kanssa. Tämä on vahvistettava työntekijän kanssa kirjallisesti viiden työpäivän kuluessa.
• Jos keskustelun perusteella ongelma ei näytä johtuvan taustalla olevasta työkyvyttömyydestä, esimiehen tulisi neuvoa työntekijää, että vaikka kirjautuneet vaivat voivat olla aitoja, läsnäolon odotetaan jatkuvan paranemisen tai menettelyn seuraavan vaiheen tullaan ottamaan.
• Läsnäolo läsnäolosta tehdään automaattisesti joka kuukausi seuraavien kuuden kuukauden ajan.

Vaihe 2: Ensimmäinen muodollinen katsaus (sanallinen varoitusvaihe)

• Jos työntekijän poissaolot pahenevat edelleen analyysin ja säännöllisen seurannan seurauksena, hänet olisi kutsuttava osallistumaan viralliseen tarkastuskokoukseen esimiehen kanssa.
• Poissaolotiedot olisi esitettävä yksityiskohtaisesti kirjeessä, jossa työntekijä kutsutaan tätä haastattelua varten. Työntekijälle on kerrottava, että hänellä on oikeus tulla edustamaan ammattiliiton edustajaa tai työtoveria.
• Tämän kokouksen tarkoituksena on:
  - jatkaa poissaolojen syiden käsittelyä,
  - neuvoo palvelun työntekijää ja hänen poissaolonsa kustannusvaikutuksia, ja -
  - varoittaa työntekijää (paitsi kun päätetään hakea lääkärin neuvoa) siitä, että jos parannusta ei ole tapahtunut huomattavasti ja jatkuvasti, hänen työsuhteensa voidaan päättää, koska hän ei kykene ylläpitämään hyväksyttävää läsnäolotasoa. Tämä on suullinen varoitus.
• Jos lääketieteellinen hoito on perusteltua, toimenpiteet on toteutettava välittömästi. Tämän vuoksi kokousta lykätään vain prosessin tämän osan saattamiseksi päätökseen. Työntekijän on saatava lääkärin neuvoja viiden työpäivän kuluessa. Sitten kokous järjestetään uudelleen HR: n kanssa ja lääkärin lausunnosta keskustellaan.
• Jos lääkäri vahvistaa työkykynsä, työntekijää tulee varoittaa jatkuvan poissaolon seurauksista.

Vaihe 3: Toinen muodollinen katsaus (kirjallinen varoitusvaihe)

• Säännöllinen seuranta osoittaa, että poissaolosuhteissa ei ole tapahtunut parannuksia, toinen virallinen tapaaminen järjestetään HR: n kanssa.
• Kirje, jossa työntekijä kutsutaan kokoukseen, sisältää poissaolotiedot ja taas edustamisneuvottelut.
• Yrityksen hyväksymän lääkärin on ehkä arvioitava kokouksessa annetut uudet tiedot, jotka koskevat huonoa terveyttä tai sairauden luonteen muutosta.
• Työntekijälle tulisi antaa mahdollisuus selittää poissaolotiedot. Ohjaajan tulisi tarvittaessa ilmoittaa työntekijälle, että muodollinen kirjallinen varoitus annetaan ja että tämä varoitus pysyy työntekijän tiedostossa tietyn ajan. Varoituksen kopio olisi annettava työntekijälle ja hänen edustajalleen.
• Työntekijälle tulisi ilmoittaa, että yrityksen osallistumisvaatimusten noudattamatta jättäminen ja nykyisen hyväksyttäväksi jääneen poissaolotietojen parantaminen johtaa työntekijän työsuhteen päättymiseen.
• Jos työkyky on epävarma, jatka uudelleentoistamisvaihtoehtoja lääkärin saamien ohjeiden mukaisesti. Neuvottele työntekijän ammattiliiton edustajan kanssa (tarvittaessa) uudelleenprosessista ja vaihtoehdoista.

Vaihe 4: Tilapäinen keskeyttäminen töistä

• Jos kurinpitomenettelyn aikaisempien vaiheiden toteuttamisen seurauksena läsnäoloa ei paranneta, johto voi jatkaa väliaikaista keskeyttämistä ilman palkkaa. Aikomus keskeyttää olisi vahvistettava kirjallisesti yksityiskohtaisesti alkamis- ja lopetuspäivillä. Kopio keskeyttämiskirjeestä olisi lähetettävä työntekijän edustajalle (tarvittaessa).

Vaihe 5: Työsuhteen päättyminen

• Tämä on kurinpidollisen prosessin viimeinen vaihe, jossa työntekijä irtisanotaan, koska hän ei kykene noudattamaan yrityksen työhön osallistumista koskevia vaatimuksia. Irtisanominen tapahtuu vain ylimmän johtajan ja henkilöstön kirjallisella luvalla.
• Työntekijää kutsuva kirje sisältää jälleen edustajaneuvoja ja hahmottelee poissaolotiedot. Työntekijää tulisi kertoa, että haastattelun seurauksena hänet voidaan erottaa työkyvyttömyyden vuoksi.
• Jälleen yrityksen lääkäri on ehkä kuultava, jos työntekijän terveydestä tai työkyvystä tulee uusia tietoja.
• Jos irtisanominen päätetään kykyjen perusteella, kopio irtisanomiskirjeestä olisi lähetettävä työntekijän edustajalle (tarvittaessa).
• Työntekijällä voi olla oikeus valittaa irtisanomisesta. Muutoksenhaun tulee olla yhtiön kurinpitomenettelyjen mukainen.

Poissaolon hallinnan haasteet

Huomaa, että esimiehet ovat usein epämukavaksi tai haluttomia ilmoittamaan niistä, jotka ovat ylittäneet hyväksyttävät poissaolot. Valvojiin jo kohdistuvien monien paineiden vuoksi poissaolopolitiikkojen johdonmukainen täytäntöönpano ei aina ole heidän ensisijaista tavoitetta.

On tärkeää yrittää poistaa subjektiivisuus poissaolojen hallintaan ja varmistaa, että kaikkia työntekijöitä kohdellaan samalla tavalla. On välttämätöntä olla johdonmukainen, pysyvä ja oikeudenmukainen kaikille. Jos poissaoloon ei puututa tai puututaan epäjohdonmukaisesti, seurauksena voi olla alempi moraali.

Suurin osa työntekijöistä arvostaa politiikkoja ja ohjelmia, jotka ovat helpottavia eikä rankaisevia. Tiukat tai rankaisevat toimenpiteet, jotka pakottavat työntekijät tulemaan töihin, voivat johtaa siihen, että työntekijät menettävät "poissaolonsa töissä".

He tekevät niin vähän kuin mahdollista ja vastustavat pyrkimyksiä saada heidät tekemään enemmän. Olisi otettava käyttöön muita ohjelmia, jotka auttavat työntekijöitä olemaan läsnä työssä, kuten joustava työaikataulu, työnjako, osallistumispalkinnot ja hyvinvointiohjelmat.

-------------------------------------------------

Stefanie Yorges on johtamiskonsultti Leading Higherissa. Hän on erikoistunut auttamaan ylikuormittuneita johtajia voittamaan työssä ja menestymään elämässä.