Organisaatiokaavioiden käyttö hallintatyökaluna

Sisältö

• "Vakio" organisaatiokaaviot
• Sekava organisaatiokaavio
• Organisaatiokaaviot hallintatyökaluna
• Tapa, jolla se tulisi tehdä
• Org-kaavion pitäisi olla

Organisaatiotaulukoita tai lyhyitä Org-kaavioita käytetään osoittamaan ihmisille organisaation suunniteltu rakenne. Tämän "muodollisen" organisaation on tarkoitus heijastaa yrityksen valtarakennetta. Joskus Org-kaaviot vain sekoittavat ihmisiä sen suhteen, mikä rakenne todella on. Tämä ei yleensä ole tarkoituksellista, vaan PALAUTTAA MIELEEN mukana olevien ihmisten hämmennystä.

On kuitenkin mahdollista käyttää myös Org-kaaviota hallintatyökaluna organisaation tavoitteiden saavuttamiseksi edelleen. Tutkimme tyypillisiä esimerkkejä "vakio" Org-kaavioista. Tarkastelemme hämmentäviä Org-kaavioita. Lopuksi keskustelemme Org-kaavion käytöstä hallintatyökaluna.

"Vakio" organisaatiokaaviot

Tavallisia Org-kaavioita käytetään yleensä osoittamaan ihmisille organisaation suunniteltu rakenne. Tämän "muodollisen" organisaation on tarkoitus heijastaa yrityksen valtarakennetta. Usein se heijastaa vain vastuurakennetta. Organisaation todellinen voima seuraa usein viestintälinjoja Org-kaavion linjojen sijasta.

Kaaviot ovat tyypillisesti pyramidimuotoisia. Ne osoittavat vastuussa olevan henkilön yläreunassa. Alla on klusteroituja alaisia, yleensä vähitellen pienempiin ruutuihin. Yleensä samoilla horisontaalisilla tasoilla Org-kaaviossa näkyvien henkilöiden katsotaan olevan "vertaistujia" organisaation sisällä.

Tämä keisarillisen korkeakoulun tietotekniikan laitoksen (DOC) Org-kaavio on tyypillinen pyramidi-kaavioon. Laitoksen päälliköllä on viisi johtajaa, jotka raportoivat hänelle suoraan, sekä apulaispäällikkö ja hakukomitea. Jokaisella johtajalla on suorat raporttinsa vihreissä soikeissa komiteoidensa alla.

Sekava organisaatiokaavio

Joskus Org-kaaviot voivat hämmentää ihmisiä siitä, mikä rakenne todella on. Tämä ei yleensä ole tarkoituksellista, vaan heijastaa pikemminkin asianosaisten hämmennystä. Jos et ole varma ryhmän toiminnallisista suhteista tai jos ne muuttuvat usein, on käytännössä mahdotonta määritellä niitä tarkasti.

Ehkä yleisin paikka hämmentävän Org-kaavion löytämiseen on Yhdysvaltain liittohallitus. Oak Ridge National Laboratoryn tietotekniikan ja matematiikan osaston Org-kaavio ei välitä nopeasti ymmärrystä organisaation rakenteesta. Vaikuttaa siltä, ​​että yksitoista tehtävää raportoidaan suoraan johtajalle.

Vaikka valvonnan laajuus (suorien raporttien määrä, jota johtaja voi tehokkaasti valvoa) vaihtelee huomattavasti, on vaikea uskoa, että tämä on optimaalisesti toimiva organisaatio. Jotkut toimintojen johtajat ovat todennäköisesti "tasa-arvoisempia". Jos kaavailtaisiin tämän organisaation sisäistä viestinnän kulkua ja kuinka kauan jokainen alainen vietti johtajan kanssa, jotkut suorat raportit olisi todennäköisesti luokiteltava muiden toimintojen alaisiksi.

Organisaatiokaaviot hallintatyökaluna

Org-kaaviot ovat yleensä reaktiivisia kuin ennakoivia laitteita. Olemme perustaneet organisaation tai antaneet sen kehittyä, ja se on kasvanut. Organisaation ihmisille tai ihmisille, joiden kanssa he ovat vuorovaikutuksessa, ei ole enää selvää, kuka mistä on vastuussa. Joten me laatimme joukon laatikoita ja linjoja näyttääksesi kaikille, jotka tekevät mitä. Sitten lisäämme katkoviivat ja vastaavat keinotekoiset laitteet osoittamaan, että mitä vetimme ensin, ei oikeastaan ​​aina pidä paikkaansa.

Parempi vaihtoehto on kuitenkin laatia Org-kaavio, joka kuvastaa minne haluat organisaation menevän, sen sijaan, että heijastaa vain sitä, miten se on nyt. Jos haluat tasaisen, vaakasuuntaisen organisaation, piirrä Org-kaavio tällä tavalla. Osoita, että kuusi tai kahdeksan (tai jopa yksitoista kuten edellä näimme) johtajat raportoivat VP: lle. Osoita, että kaikki kymmenen ohjelmoijaa raportoivat suoraan projektipäällikölle.

Jos organisaatiosi luottaa laatupiireihin tai tuotantoryhmiin suorittaakseen tehtävänsä, sinun pitäisi näyttää tämä organisaatiotaulukossa. Älä tunnu pakolliselta kiinni vaakasuoraan ryhmittelyyn ja pystysuoraan viivaan. Jos työntekijät ymmärtävät selkeästi roolisi tekemällä niin, voit käyttää piirejä, käänteisiä kolmioita tai mitä muuta tarvitset.

Markkinoilla on monia ohjelmistotuotteita, jotka auttavat osoittamaan, kuinka haluat organisaatiosi toimivan. OrgPlus on esimerkki sellaisista työkaluista, joita voidaan käyttää selventämään monia liiketoiminnan näkökohtia, mukaan lukien Org-taulukot.

Tapa, jolla se tulisi tehdä

Alla oleva esimerkki on Org-kaavion esitys, joka teki minuun suuren vaikutuksen. Se julkaistiin uuden aikakauden aloittajalle yritykselle, joka vaati luovaa, uutta toimintaa kaikilta työntekijöiltään.

Se osoittaa selvästi tasaisen, vaakasuoran rakenteen, jonka tarkoituksena on edistää viestintää ja innovaatioita. Se näyttää selvästi kahden parhaan upseerin muodostaman ryhmän, mikä osoittaa, mitä työntekijöiden odotetaan tekevän. Silti se säilyttää lopullisen vastuun yksiselitteiset linjat. Presidentti johtaa selvästi yritystä, mutta kaikki muut tietävät, että heidän on tehtävä omalta osaltaan menestyäkseen.

Org-kaavion pitäisi olla

On vielä liian aikaista sanoa, onko tällä Org-kaaviolla toivottu vaikutus. Se on ollut paikallaan vain pari viikkoa. Yrityksen upseerit ovat kuitenkin selvästi käyttäneet sitä tehokkaana johtamisen työkaluna auttamaan organisaatiota kohti uusia tavoitteita.