Kuinka kirjoittaa ja lähettää ammatillisia sähköpostiviestejä
Sisältö
- Mitä sisällyttää sähköpostiviestiin
- Mitä ei sisällytetä sähköpostiviestiin
- Vinkkejä täydellisten ammatillisten sähköpostiviestien varmistamiseksi
- Katso esimerkkejä ammatillisista sähköpostiviesteistä
- Esimerkki sähköpostiviestistä # 1: erokirje
- Esimerkki sähköpostiviestistä # 2: viittauspyyntö
- Avainsanat
- Avainsanat
Mitä sisällyttää sähköpostiviestiin
- Otsikkorivi: Aiherivin tulisi välittää tiiviisti kirjoitustarkoitustasi. Aiherivi voi olla yhtä yksinkertainen kuin "Kiitos" tai "Suosituspyyntö".
- Tervehdys: Sisällytä tervehdys, vaikka kirjoitatkin hyvin lyhyttä sähköpostia. Jos tiedät henkilön nimen, lisää se. Ellet ole etunimessä henkilön kanssa, soita hänelle hänen nimensä perusteella.
- Pituus: Pidä sähköpostisi mahdollisimman tiivis. Ihmisillä on taipumus kuohua pitkät sähköpostit, joten ne sisältävät vain olennaista tietoa.
- Sulkeminen: Kirjaudu ulos lyhyellä "Kiitos", "Paras" tai jollain muulla yksinkertaisella lähdöllä, ja kirjoita sitten nimesi. Useimmissa sähköpostitileissä voit upottaa allekirjoituksen nimesi, otsikkosi ja yhteystietosi jokaisessa sähköpostissa. Se on loistava tapa tehdä kustakin kirjeenvaihdosta ammattimaisempi.
Mitä ei sisällytetä sähköpostiviestiin
- Fonttityyli: Vältä koristeellisia, leikkisiä tai värillisiä fontteja; nämä vain häiritsevät vastaanottajaa todellisesta viestistäsi. Vältä myös lihavoitujen ja kursivoitujen liiallista käyttöä, jotka tekevät sähköpostista sotkuisen. Älä myöskään kirjoita isoin kirjaimin; tämä on sähköpostiviestissä vihaista tai yliaktivoitua.
- hymiöitä: Älä lisää hymiöitä ammatilliseen sähköpostiosoitteeseen; tallenna nämä henkilökohtaiseen kirjeenvaihtoon.
Vinkkejä täydellisten ammatillisten sähköpostiviestien varmistamiseksi
Kun olet kirjoittanut sähköpostisi, suorita kaikki nämä vaiheet ennen kuin napsautat Lähetä-painiketta:
- Varmista, että viestisi on valmis: Kaksois-tarkista varmistaaksesi, että sähköpostisi aihekenttä on täytetty, että olet lisännyt allekirjoituksen, lähetät viestin oikealle yhteyshenkilölle ja olet täyttänyt bcc kenttä lähettääksesi kopion itsellesi, joten sinulla on tietue sähköpostiviestistä.
- Osoita sähköpostiviestisi: Ennen kuin osut lähetykseen, tarkista myös oikeinkirjoitus ja tarkista kielioppi ja isot kirjaimet. Ne ovat yhtä tärkeitä sähköpostin kirjeenvaihdossa kuin paperikirje.
- Lähetä testi-sähköpostiviesti: Ennen kuin lähetät sähköpostiviestin, lähetä ensin viesti itsellesi tarkistaaksesi, että muotoilu toimii ja ettei mikään näytä paikallaan. Jos kaikki näyttää hyvältä, siirry eteenpäin ja lähetä sähköpostia yrityksellesi tai henkilölle, johon otat yhteyttä.
- Lähetä kopio sähköpostiviestistä itsellesi: Käytä bcc -kenttä, jos haluat lähettää kopion sähköpostiviestistä itsellesi, joten sinulla on tiedot siitä, milloin lähetit viestin ja kenelle olet lähettänyt. Voit myös löytää nämä tiedot lähettämästäsi kansiosta.
- Arkistoi kopiosi: Monien sähköpostiohjelmien avulla voit perustaa kansioita helpottamaan tärkeiden aikaisempien sähköpostien löytämistä. Asenna kansiot kaikille työnhakusähköposteillesi ja muille ammatillisille sähköposteille ja arkistoi kopiot viestien lähettämisen jälkeen.
Katso esimerkkejä ammatillisista sähköpostiviesteistä
Esimerkki sähköpostiviestistä # 1: erokirje
Otsikkorivi: Ero - Bob Smith
Hyvä rouva Jones,
Kirjoitan lähettämään eroamisen yksikkökoordinaattoriksi, joka tulee voimaan 10. kesäkuuta.
Olen kiitollinen kuin voin sanoa kaikesta tuestasi ja avustustasi viimeisen viiden vuoden aikana. Täällä työskenteleminen on ollut ensimmäisen luokan koulutusta ryhmätyöstä, terveydenhuollon hallinnosta ja työn saamisesta. Kaipaan työskentelyä teidän kaikkien kanssa ja toivon, että pysytte yhteydessä.
Kerro minulle, voinko auttaa minua muutoksen aikana.
Ystävällisin terveisin,
Bob Smith
[email protected]
555-123-4567
Esimerkki sähköpostiviestistä # 2: viittauspyyntö
Aihe: Cynthia Dailey - siirtopyyntö
Hyvä Barbara Cho,
Äskettäin LinkedInissä havaitsin työpaikkailmoituksen markkinointiavustajan tehtävästä XYZ Corp. -yrityksessä. Koska tiedän, että olet ollut siellä jo useita vuosia, ihmettelin, olisitko halukas antamaan minulle ehdotuksen työstä.
Olin erityisen innoissani nähdessäni, että työhön sisältyy tiivis työskentely tiimisi kanssa sähköpostimarkkinoinnissa ja sosiaalisen median kampanjoissa. Sen jälkeen kun työskentelimme viimeksi yhdessä ABC LLC: ssä, olen saanut laajan kokemuksen HubSpotista, Google Analyticsista ja SurveyMonkeystä. Haluaisin laittaa nämä taidot toimimaan XYZ: lle.
Olen liittänyt jäljennöksen ansioluettelostani ja linkin portfolioni, jotta voit nähdä viimeaikaisen kokemukseni. Kerro minulle, jos sinulla on kysyttävää tai haluatko nähdä lisää näytteitä työstäni.
Parhaat,
Cynthia Dailey
[email protected]
portfoliosite.com/cdailey
555-091-7865
- Oikeinkirjoitus ja kielioppi: Vain siksi, että kirjoitat sähköpostia, ei tarkoita, että sinun pitäisi olla huolimaton oikeinkirjoituksesta ja kielioppista. Muokkaa sähköpostiosoitetta huolellisesti ennen lähettämistä. Virheetön viesti kertoo vastaanottajalle, että sähköpostiisi tulee suhtautua vakavasti.
Avainsanat
Pidä se ammattimaisena: Liiketoiminnan kirjeenvaihto on hiottu, vaikka lähettäisit sitä sähköpostitse.
Ole tiivis: Mene kohtaan ja ole mahdollisimman selkeä siitä, mitä tarvitset tai mitä tarvitset.
Muokkaa, oikoluku, testi: Varmista, että viestissäsi ei ole virheitä ja kirjoitusvirheitä. Lähetä testiviesti itsellesi ennen kuin painat “lähetä”.
Pidä kirjaa: bcc itsesi tärkeästä kirjeenvaihdosta ja arkistoi jokainen viesti asianmukaiseen sähköpostikansioon tulevaa käyttöä varten.
Avainsanat
Pidä se ammattimaisena: Liiketoiminnan kirjeenvaihto on hiottu, vaikka lähettäisit sitä sähköpostitse.
Ole tiivis: Mene kohtaan ja ole mahdollisimman selkeä siitä, mitä tarvitset tai mitä tarvitset.
Muokkaa, oikoluku, testi: Varmista, että viestissäsi ei ole virheitä ja kirjoitusvirheitä. Lähetä testiviesti itsellesi ennen kuin painat “lähetä”.
Pidä kirjaa: bcc itsesi tärkeästä kirjeenvaihdosta ja arkistoi jokainen viesti asianmukaiseen sähköposti kansioon tulevaa käyttöä varten.
