Mukauta viestintääsi yleisöllesi
Sisältö
- Tiedä, mistä yleisösi välittää
- Suunnittele yleisölle tärkeimmät pisteesi
- Kerro tarinoita ja käytä esimerkkejä Yleisösi löytää vastaavia
- Näytä, älä vain kerro yleisöllesi
- Mukauta ja paranna tuntemalla yleisösi
Jos toivot kommunikoivan ihmisten kanssa tavalla, joka jakaa tietoa ja joka erityisesti muuttaa käyttäytymistä ja jolla on vakavia vaikutuksia, sinun on tunnettava yleisösi. Se on hienon viestinnän perusperiaate. Puhuttavien ihmisten näkökulmien ymmärtäminen auttaa sinua tulemaan paremmaksi juontajaksi ja henkilöstöammattilaiseksi.
Tunne yleisösi. Tiedä mistä he välittävät. Tiedä mitä he haluavat kuulla. Ja tuntemalla heidät ja keskittämällä viestisi voit näyttää heille, että olet resurssi. Houkuttelet yleisöäsi ja sinulla on suurempi vaikutus.
Ongelma? Yleisön tunteminen vie aikaa, ja on aina helpompaa tehdä aivojen tyhjennys kaikista asioista, jotka tiedät tai haluat kertoa yleisöllesi aiheesta. On tiukempaa ajatella kriittisesti sitä, mitä yleisö haluaa tai tarvitsee kuulla.
Monet HR-ammattilaiset ovat kiinni antaessaan yleisölle kaiken, mitä heidän pitäisi tietää tai tehdä aiheesityksestä. Tiedät, että olet joutunut tähän ansaan, kun huomaat laittavan luettelomerkit dioille sen sijaan, että ajattelit:
- mistä yleisö todella välittää,
- mitkä tärkeimmät kohdat ovat ja
- kuinka kartoittaa heidät selkeään tarinaan, joka luo kiinnostavan keskustelun.
Toinen ansa, johon monet HR-ammattilaiset joutuvat, on saman esityksen toistaminen päivä päivältä erilaisille yleisöille. Ongelmana on, että erilaiset yleisöt välittävät eri asioista ja vastaa niihin - joten jos haluat olla kiinnostava, sinun on mukautettava viestisi joka kerta, kun puhut.
Sen avulla voidaan varmistaa, että räätälöit viestisi, leikata melua ja pitää yleisösi kiinni siitä, mitä kerrot heille - riippumatta siitä, kuka tai missä he ovat. Nämä viisi tärkeätä muistutusta takaavat, että sanasi saavuttavat ansaitsemansa vaikutuksen - kun voitat yleisösi täyden huomion ja sitoutumisen.
Tiedä, mistä yleisösi välittää
Yleisösi eivät välitä sanomastasi, ennen kuin olet osoittanut, että välit heistä. Kysy suunnittelusi aikana esitystäsi, mitkä ovat odotettavissa olevan yleisön haasteet ja tarpeet? Mitkä ovat kolme tai neljä pääkysymystä tai kysymystä heidän mielessään aiheesta?
Jos et tiedä, kysy muutamalta ihmiseltä, joka osallistuu esitykseesi, kysy osaston päälliköltä tai, jos tietoja ei ole saatavilla, tee paras arvauksesi.
Aloita sitten esitys muistuttamalla yleisöä heidän havaitsemistaan huolenaiheista. Sano: "Tiedän, että useat teistä ovat miettineet etujemme vaihtoehtomme, tai" uskon, että nämä kolme asiaa todella haluat päästä pois tästä työpajasta. "
Kun puhut ensin yleisöstäsi ja heidän ongelmistaan ja tarpeista, joihin puhut puhutessasi, osoitat, että välität heistä. Se saa ihmiset haluamaan kuunnella.
Suunnittele yleisölle tärkeimmät pisteesi
Suurin osa HR-esityksistä tuntuu tiedonlähteeltä, ei selkeältä tarinalta, jolla on joukko pääkohtia. HR-ammattilaiset tietävät yleensä paljon enemmän kuin muut ihmiset haluavat tai heidän on tiedettävä kaikista tarvittavista aiheista.
Kirjailijat Chip ja Dan Heath kutsuivat kirjassaan "Made to Stick" tätä "tiedon kiroukseksi". Milloin viimeksi kertoit, että esitys oli liian lyhyt tai kattoi liian vähän tietoja? Todennäköisesti harvoin, jos koskaan.
Esittäjinä esiintyvät ihmiset, kuulleet ja vaikuttavat ihmiset alkavat tunnustamalla sen yleisön ongelman, jonka he auttavat ratkaisemaan. Sitten valmistellessaan esitystään he erottavat pakollisen tiedon mukavasta tietää.
Ota puolet kaikesta valmisteluajasta, jonka sinun on keskityttävä esityksen sydämeen ja siihen, mitä yleisösi tarvitsee tietää, joka auttaa heitä. Paras tapa rikkoa ”tiedon kirous” on keskittyä siihen, mikä on tärkeintä sekä sinulle että yleisölle.
Karttaesitys esittele valkotaululle tai paperille tai käytä joukko muistilappuja. Mikä pistejärjestys on paras? Onko pisteitä järjestyksessä, joka on järkevämpi yleisöllesi? Kuinka pisteesi liittyvät toisiinsa? Tee niistä selvä. Jos he eivät tee sitä, kerro ihmisille: "Tämä on täysin erilainen, mutta tärkeä aihe."
Kerro tarinoita ja käytä esimerkkejä Yleisösi löytää vastaavia
Sen lisäksi, että yritetään esittää liian monta asiaa kerralla, aivan liian usein HR-esitykset kuulostavat abstraktilta eikä liity yleisön arkeen ja työhön. Sitten tapahtuu se, että ihmiset virittyvät, istuvat keskustelun läpi, olettavat, että se ei koske heitä eikä ryhdy toimiin. Tämä tekee esittelystä tuhlaa heidän ja sinun aikasi.
Ihmiset tarvitsevat juttuihin ja esimerkkeihin pohjautuvia ideoita, jotta he voisivat suhtautua heihin ja auttaa heitä toimimaan. Ihmisen aivot on kytketty liittymään tarinoihin ja muistamaan ne. Peitä siis vähemmän pisteitä - paremmin - monilla esimerkeillä. Ja tee mahdollisuuksien mukaan esimerkkejä osastolta ja päivittäisestä työkokemuksestaan.
Kerro tarinoita jakamasi idean käyttämisestä. Kerro tarinoita riippumatta siitä, miten se ratkaisee korvausongelman, kuinka antaa palautetta, kuinka kirjautua visiosuunnitelmaan tai miten uusi organisaatio eroaa vanhasta. Tee silta selkeäksi aiheesi ja heidän elämänsä ja kiinnostuksen kohteiden välillä.
Näytä, älä vain kerro yleisöllesi
Kuva on tuhannen sanan arvoinen monissa tapauksissa. Videoista on tulossa normaali viestintä. Tänä päivänä saatavana olevien videotyökalujen avulla juontajat, jotka käyttävät liikaa tekstiä, käyttävät usein tekosyitä. He sanovat: "Mutta minun on välitettävä erittäin tarkat tiedot." tai "Yleisöni pystyy paremmin sulamaan tämän monimutkaisen idean, jos kirjoitan sen muistiin." Ei, et, ja ei, he eivät.
Leikkaa teksti, ellei tavoitteena ole kyllästyminen, vieraantuminen ja ala-aseman tavoittaminen yleisöllesi eikä sinulla ole vaikutusta pahimmassa tapauksessa. Lähetä se seurannasähköpostiin tai jaa se Google-dokumenttiin. Käytettyjen visuaalien on tuettava tarinaa, eikä niistä tule skriptiäsi. Kun sinulla on selkeät pääkohdat ja hyvä virta, jota tukevat tarinat ja esimerkit, vasta silloin sinun pitäisi käynnistää esitystyökalu.
Muutoin päädyt dioille, jotka palvelevat kaksoisvelvollisuutta, kuten kaiutin toteaa. Tässä tapauksessa sinun olisi pitänyt vain lähettää esitys sähköpostitse sen sijaan, että tuhlasit yleisösi aikaa.
Mukauta ja paranna tuntemalla yleisösi
Kun olet luonut hyvän esityksen, joka tukee visuaalisesti pääviestiäsi, sinulla on vapaus räätälöidä se jokaiselle palvelemallesi yleisölle. Voit ottaa kantaa ja kysyä sitten ääneen: "Miksi sinun pitäisi välittää tästä?" ja räätälöi vastauksesi edessäsi olevalle yleisölle. Se, mikä markkinointitiimisi jäsenistä välittää, voi olla hyvin erilainen kuin kehityshenkilöstösi tarpeet.
Vuosien ajan koulutuksen ja esittelyjen järjestämisessä kymmenien organisaatioiden, kuten Apple, Oracle, SAP ja T-Mobile, johtajille, yksinkertaisen viestisarjan valta on loistanut. Kun viestejä tukivat yksinkertaiset kuvat ja toimitti keskittynyt esittelijä, joka pystyi tekemään selkeät kohdat ja yhdistämään ne yleisönsä päivittäiseen elämään, tapahtui viestintä. Ja eikö siinä ole syytä tehdä esitys?
----------------------------------------
Tobey Fitch on Fitch Associatesin toimitusjohtaja. Hän on aiemmin kirjoittanut julkaisuja muun muassa yrittäjänä.
