3 skenaariota, kun verkkoviestintä ei ole oikein
Sisältö
- Vältä lähettämisen lykkäämistä konfliktin ratkaisemiseksi
- Vältä lähettämisen lyömistä, kun olet järkyttynyt
- Vältä lähettämisen lykkäämistä, jotta voit lähettää huonoja uutisia
On niin monia tapoja kommunikoida verkossa. Siellä on sähköpostia, tekstiviestejä tai viestejä yhden niistä monista sovelluksista, jotka sitä tukevat. Mutta sähköpostin tai viestien käyttäminen ei ole aina tehokkainta tapa kommunikoida.
Tietyissä olosuhteissa sinun tulisi välttää niitä. Toki, se on helppo piilottaa tietokoneesi taakse ja sanoa mitä haluat sanoa näppäimistön kautta. Mutta joskus sinun täytyy astua ulos maailmaan ja käyttää ääntäsi.
Tässä on kolme tilannetta, joissa olisi parempi, jos et lyö lähettämistä.
Vältä lähettämisen lykkäämistä konfliktin ratkaisemiseksi
Olemme kaikki olleet osa kahden osapuolen välistä sähköposti- tai viestijonoa, joka yritti ratkaista ongelman. Joskus saatat olla yksi kahdesta tärkeimmästä osallistujasta tai ehkä yksinkertaisesti yksi monista ihmisistä, joiden joku tunsi olevan pakko sisällyttää sinut.
Jokaisen sähköpostiviestin tai viestin vastauksen kanssa ongelma kasvaa. Loppujen lopuksi siitä, mikä oli ehkä suhteellisen pieni aihe, on tullut paljon isompi. Tämä johtaa yleensä osapuolten sekä esimiehen tai esimiehen väliseen henkilökohtaiseen tapaamiseen konfliktin ratkaisemiseksi.
Sen sijaan, että käytät sähköpostia tai viestejä konfliktin ratkaisemiseksi, soita henkilölle tai ajoita henkilökohtainen tapaaminen. Jos olet sähköpostiviestin tai viestin vastaanottaja jollekulta toiselta, joka yrittää ratkaista ongelman, vastusta kiusausta vastata sähköpostitse. Ota puhelin tai kävele toisen henkilön toimistossa ja sano: "Sain sähköpostisi ja ajattelin, että olisi parempi, jos keskustelisimme tästä tilanteesta yksi kerrallaan eikä sähköpostitse. Onko sinulla muutama minuutti puhua? "
Jos sähköposti on ainoa vaihtoehto, älä kopioi muita sen käyttäjiä. Näin tekeminen kärjistää ongelmaa. Jos olet tällaisen sähköpostin vastaanottopäässä, älä paina "vastaa kaikki". Vastaa vain sähköpostin lähettäneelle henkilölle. Jos vastaat "kaikkiin", vastauksessasi tulisi sanoa: "Kiitos, että otit tämän tilanteen huomioni. Soitan sinulle vain minuutissa keskustellaksesi." Tämä varoittaa kaikkia, joille on kopioitu, että huolehdit tilanteesta yksi kerrallaan.
Vältä lähettämisen lyömistä, kun olet järkyttynyt
Järkyttävän tilanteen tai vuorovaikutuksen jälkeen tarvitsemme jäähtymisjaksoa. Sähköposti ja viestit eivät sovellu tähän; se on hetkessä suunnittelussa. Sen sijaan, kun olet rauhoittunut, soita tai käy henkilölle keskustelemaan tilanteesta. Jos olet viehättävän sähköpostin vastaanottopäässä, vältä vastausta. Anna itsellesi aikaa rauhoittua ja soita sitten henkilölle ja pyydä keskustelemaan kasvokkain.
Päätä tulevaisuudessa etukäteen, ettet koskaan käytä sähköpostia tai viestejä, kun olet järkyttynyt. Tee tästä neuvottelematon sopimus itsesi kanssa.
Jos tunnet tarvetta kirjoittaa jotain järkyttyessäsi, kirjoita käsin viesti. Älä kirjoita sitä sähköpostiin, vaikka et aio lähettää viestiä. Et olisi ensimmäinen henkilö, joka osui vahingossa "lähetä" -painikkeen "Tallenna" -painikkeen sijaan.
Vältä lähettämisen lykkäämistä, jotta voit lähettää huonoja uutisia
Kukaan ei halua vastaanottaa huonoja uutisia, ja sen vastaanottaminen sähköpostitse tai viestin avulla voi lisätä suolaa haavaan. Oletko koskaan lähettänyt sähköpostia asiakkaalle kertoakseen heille, että heidän tilauksensa viivästyivät?
Jos vastaus johonkin näistä kysymyksistä on myöntävä, lopeta sähköpostien tai viestien käyttäminen huonojen uutisten välittämiseen.Sähköpostin tai viestien käyttäminen huonojen uutisten välittämiseen voi lähettää viestin, josta et välitä tai että aihe ei ole tarpeeksi tärkeä henkilökohtaisen huomion takaamiseksi. Kun käytät sähköpostia tai viestejä kommunikoidaksesi huonoihin uutisiin, et voi arvioida henkilön reaktiota. Todennäköisesti ihmiset ovat pettyneitä tai järkyttyneitä. Jos et toimita uutisia henkilökohtaisesti, heidän pettymyksensä voivat lisääntyä ja luoda entistä pahemman tilanteen.
Viimeiseksi, kun käytät sähköpostia tai viestejä tässä skenaariossa, näytät pelkäävältä. Asiakkaat, työtoverit, pomot ja ystävät arvostavat ihmisiä, joilla on rohkeutta kommunikoida huonoja uutisia henkilökohtaisesti.
Jos et ole varma, vastaako viestisi huonoina uutisina, kysy itseltäsi: "Haluaisin saada sähköpostia tai viestin, joka sisältää tämän tyyppisiä uutisia vai haluaisinko sen viestivän henkilökohtaisesti?". Toimi sitten vastaavasti.
Vaikka ei ole epäilystäkään siitä, että sähköposti tai viestit ovat nopea ja tehokas viestintäväline, se ei aina ole sopiva. Noudata yllä olevia ohjeita ja vältä sähköpostin tai viestin käyttämistä, kun se ei ole sopivaa.
