Kuinka järjestää paperityöt
Sisältö
- Päästä alkuun
- Kerää dokumentit
- Luokitella
- Erilliset tärkeät asiakirjat
- Kopioi lompakkoasi
- Luo yksinkertainen arkistointijärjestelmä
- Jatkuva huolto
Suurin osa ihmisistä ei ajattele tärkeätä asiakirjaa ennen kuin he sitä tarvitsevat. Jos paperit ovat hajallaan kaikkialla ja sinulla ei ole keskitettyä organisaatiojärjestelmää kotitoimistossa, voit tuhlata paljon aikaa ja energiaa asioiden etsimiseen. Saatat jopa menettää jotain.
Päästä alkuun
Muutamalla yksinkertaisella vaiheella voit järjestää tärkeät paperiasiakirjat: Tarvitset pienen kaksilokeroisen arkistokaapin tai kannettavan ripustettavan tiedostolaatikon, kuuden eri värin ripustettavat tiedostot, manilan kolmannen leikkauksen, ylätason kansiot ja valinnainen tulenkestävä tallelokero. Tai voit ostaa suuren sidonta- ja välilehden. Nyt olet valmis aloittamaan.
Kerää dokumentit
Ennen kuin voit järjestää kaikki tärkeät asiakirjat, sinun on löydettävä ne. Se on joskus helpommin sanottu kuin tehty. Tarkista kotitoimistosi laatikot ja pöydällesi tai pinoon pakatut paperit. Tarkista keittiön työtasot, samoin kuin keittiön laatikot ja korit, sippaavat paalut. Katso makuuhuoneen lipasto ja yöpöytä. Viimeisenä, mutta ei vähäisimpänä, tarkista kukkaro tai salkku tärkeiden asiakirjojen varalta, joita kuljetat vahingossa.
Luokitella
Tärkeimmät asiakirjat jakaantuvat johonkin seuraavista kuudesta luokasta. Lajittele kaikki kerätyt asiakirjat seuraavasti:
- Koti- ja kiinteistörekisterit: Asuntolaina, kiinteistöasiakirjat, kodinsisustusprojektit ja kuitit, laiteoppaat ja takuut, kiinteistöverotiedot, kodin vakuutukset ja käsikirjat
- Automaattiset tietueet: Osastot, ylläpitotiedot, vakuutukset ja tiedot, lainatiedot ja maksutiedot
- Terveystiedot: vakuutukset, sairausvakuutusturvakäsikirjat, lääketieteellisten etujen selitys, lääkärilaskut, reseptilistat, joustavat menotilitiedot, sairauskuitit, lääketieteelliset direktiivit, henkivakuutukset
- Taloudelliset tiedot: Pankkitiliotteet, veroilmoitukset, verovähennysrekisterit, sijoitusrekisterit, lainarekisterit, luottokorttilaskelmat
- Elektroniikkarekisterit: Matkapuhelinsopimukset ja laiteoppaat; tietokoneiden, kannettavien ja tablettien myyntitiedot ja takuut; kaapeli- ja Internet-suunnitelmat ja laskut; langattoman reitittimen myyntitodistus ja käsikirja
- Henkilökohtaiset tiedot: Syntymätodistus, avioliittotodistus, avioerotodistus, huoltajuusasiakirjat, sosiaaliturvatiedot, immunisaatiotiedot, passi, asepalvelutiedot, kaste- ja vahvistuskirjat, testamentit, hautajaissuunnitelmat ja hautausmaapaikat. Sinulla pitäisi olla nämä jokaiselle perheenjäsenelle. Jos sinulla on lemmikkieläimiä, voit sisällyttää tähän luokkaan myös heidän tärkeitä asiakirjoja, kuten eläinlääkkeitä ja rokotteita koskevat tiedot.
Erilliset tärkeät asiakirjat
Suurin osa tärkeistä asiakirjoistasi voidaan tallentaa tavalliseen arkistokaappiin tai kannettavaan ripustettavaan tiedostolaatikkoon. Jotkut olisi kuitenkin todella pidettävä tulenkestävässä tallessa tai muualla kuin säilytystilassa, kuten tallelokero.
Tärkeät asiakirjat ovat asiakirjoja, joiden korvaaminen on erittäin vaikeaa tai aikaa vievää. Ne voivat sisältää arkaluontoisia henkilökohtaisia tietoja, jotka henkilöllisyysvarkaat voivat vaarantaa, jos ne varastetaan. Sillä välin, jos kotisi tuhoutui tulipalossa tai tulvassa, haluat, että nämä tärkeät asiakirjat pysyvät ennallaan.
Suurimmalle osalle seuraavia asiakirjoja pidetään elintärkeinä: sosiaaliturvatiedot, syntymätodistukset, vakuutukset ja edustajan yhteystiedot, testamentit, omaisuusasiakirjat, auto-nimikkeet, passit ja kaikki sopimukset, jotka edellyttävät alkuperäistä allekirjoitusta.
Tee pääluettelo kaikista elintärkeistä asiakirjoista, jotka sijoitat paloturvallisessa kassakaapissa tai muualla kuin säilytystilassa.
Kopioi lompakkoasi
Suurimmalla osalla meistä on kriittistä tietoa lompakkossamme päivittäin, ja siitä katoaisi tai varastettaisiin vakavasti haittaa.
Kopioi ajokortti, elinluovutuskortti, sairausvakuutuskortti, kuntosalin jäsenkortit, kirjasto, ruokakauppojen kanta-asiakasohjelmat, varastokerhot jne., Ja mikä tärkeintä, kaikista luotto- ja maksukorteista (kopio edessä) ja takaisin). Säilytä nämä kopiot muiden tärkeiden paperiasiakirjojen mukana.
Luo yksinkertainen arkistointijärjestelmä
Mitä yksinkertaisempi arkistointijärjestelmä, sitä todennäköisemmin käytät sitä johdonmukaisesti. Ota jokainen luokka tärkeitä asiakirjoja ja määritä sille ripustetun tiedoston väri:
- Koti- ja kiinteistörekisterit
- Automaattiset tallennukset
- Terveystiedot
- Taloudelliset tiedot
- Elektroniikkalevyt
- Henkilökohtaiset tietueet
Lisää arkistointijärjestelmääsi riittävä määrä ripustettavia tiedostoja kullekin luokalle kuuluvien asiakirjojen lukumäärän mukaan.
Käytä manila-kansioita ja luo kansio jokaiselle yksittäiselle asiakirjalle kussakin luokassa. Sijoita kansiot sopivaan värilliseen ripustettavaan tiedosto-osaan.
Jos ostit suuren kolmirenkaisen sidonta- ja välilehden, merkitse välilehdet samoilla tietueen nimillä, rei'itä kaikki asiakirjat ja järjestä ne. Jos papereita ei voi rei'ittää, aseta ne kansion sisään ja rei'itä kansio sen sijaan.
Jos paperityöt eivät ole sinun asiasi, tämä voi olla vapauttava hetki. Voit skannata kaikki nämä asiakirjat, tallentaa ne kiintolevylle ja silppua alkuperäiset.
Käytä harkintasi, koska jotkut paperityöt ovat parempi säästää. Säilytä kaikkien tärkeiden asiakirjojen alkuperäiskappaleet. Käytä parhainta arviointiasi muiden suhteen. Suurin osa finanssilaitoksista on onnellinen, kun siirryt paperittomaan.
Jatkuva huolto
Kun tärkeät paperit on järjestetty, pidä ne tällä tavalla. Tallenna joka kuukausi laskut maksamalla kaikki uudet asiakirjat arkistointijärjestelmän asianmukaiseen kohtaan. Samanaikaisesti etsi kaikki asiakirjat, jotka olet poistanut järjestelmästä kuukauden aikana ja jotka saattavat vielä olla arkistointijärjestelmästä. Arkistoi ne uudelleen. Tarkista vähintään kahdesti vuodessa arkistointijärjestelmän asiakirjat nähdäksesi, voidaanko ne puhdistaa. Hyvä noudatettava aikataulu on kalenterivuoden ensimmäisenä ja kunkin lukuvuoden lopussa.
Pienellä vaivalla voit hyödyntää pitkäaikaisia etuja ja säästää aikaa järjestämällä tärkeät paperidokumentit.
