Kuinka antaa palautetta puolustaville työntekijöille

Sisältö

• 10 vinkkiä negatiivisen palautteen antamiseksi

Palaute on yksi johtajan työkalupakin tehokkaimmista työkaluista työpaikan suorituskyvyn parantamiseksi.

• Positiivinen palaute keskittyy korkean suorituskyvyn edistävien käyttäytymisten tunnistamiseen ja vahvistamiseen.
• Rakentava palaute - johon usein viitataan negatiivisena palautteena - keskittyy tunnistamaan ja edistämään käyttäytymisen muutosta, joka heikentää korkeaa suorituskykyä.

Tehokas palaute on erityistä käyttäytymiselle (joko negatiivinen tai positiivinen) ja toimitetaan mahdollisimman lähellä tapahtumaa. Vaikka motivoituneet ammattilaiset arvostavat sekä positiivista että rakentavaa palautetta, johtajilla on usein epämukavuus antaa sitä, etenkin mitä negatiiviseksi pidetään. Tutkimuksissa ja tutkimuksissa johtajat, jotka kamppailevat rakentavan palautteen toimittamisen kanssa, ovat huolissaan siitä, ettei heistä pidä, tai he pelkäävät luoda tapauksen tarjoamalla kritiikkiä.

Seuraamalla ja harjoittamalla tässä artikkelissa esitettyjä ehdotuksia johtaja voi poistaa pelon negatiivisen palautteen toimittamisesta ja muuttaa keskustelun rakentavaksi tapahtumaksi.

10 vinkkiä negatiivisen palautteen antamiseksi

1. Saa tunteesi hallintaan. Et halua kritisoida jonkun toisen toimia, kun olet vihainen tai järkyttynyt. Jos lämpötila on kuuma, anna asioiden jäähtyä. Vaikka tilanne kuumenee, on hyvä, että rakentava palaute toimitetaan mahdollisimman lähellä havaittua tapahtumaa, jos tilanne kuumenee, on hienoa suunnitella kokous seuraavalle päivälle.
2. Älä koskaan anna negatiivista palautetta joukkueen jäsenen edessäs. Etsi yksityinen paikka. Suorita kokous toimistossasi tai ajoita kokoushuone palautekeskustelua varten.
3. Keskity havaittuun käyttäytymiseen, ei henkilöyn. Muista, että rakentavan palautteen tarkoituksena on poistaa käyttäytyminen, joka heikentää korkeaa suorituskykyä. Jos henkilö havaitsee hyökkäyksen henkilökohtaisesti, hän muuttuu nopeasti puolustavaksi ja mahdollisuus tarkoituksenmukaiseen keskusteluun menetetään.
4. Ole tarkka. Tehokas palaute on erityistä. viittaa, "John, olet varma, että olet sanonut sen ylös" saattaa olla totta, mutta se ei kerro Johnille mitä hän teki väärin. Sama pätee sanomalla Marialle, että hän on myöhässä töissä liian usein. Sen sijaan kuvaile hyvin erityistä käyttäytymistä ja tunnista käytöksen vaikutukset liiketoimintaan. Esimerkiksi: "Mary, kun olet myöhässä vuorosi, se edellyttää, että pidämme jonkun yli aikaisemmasta vuorostaan. Tämä vaatii meitä maksamaan ylityöt; se aiheuttaa haittaa työtoverillesi ja saattaa heikentää laatua, jos he eivät ymmärrä sinun työtäsi. Tee sinä ymmärrät?"
5. Ole ajankohtainen. Jos olet joskus saanut pitkän listan kielteisiä palautekommentteja vuotuisesta tulosarvioinnista, ymmärrät kuinka arvoton tämä panos on kauan tosiasian jälkeen. Kaikentyyppinen palaute tulisi antaa mahdollisimman pian tapahtuman jälkeen.
6. Pysy rauhallisena. Riippumatta siitä, kuinka järkyttynyt olet, ei koskaan kannata menettää tunteidesi hallintaa. Kuten yllä viitattiin, jos tarvitset aikaa tunteiden keräämiseen, viivytä keskustelua muutama tunti tai korkeintaan päivässä. Muistuta itsellesi, että palautteen tarkoituksena on edistää parantamista ja lähestyä keskustelua tällä positiivisella asenteella.
7. Vahvista uskoasi ihmiseen. Se vahvistaa vaihetta 3, mutta tässä kerrot heille, että uskot edelleen heihin henkilöksi ja heidän kykyihinsä; se on vain heidän esitys, jonka haluat heidän muuttuvan. Sano jotain "olet hyvä asiakaspalvelun edustaja, joten olen varma, että näet tarpeen olla kärsivällisempi asiakkaiden suhteen".
8. Lopeta puhuminen ja kutsu toinen osapuoli osallistumaan. Kun olet kertonut henkilölle, mitkä viimeaikaiset toimet olivat sopimattomia ja miksi, lopeta puhuminen. Anna toiselle henkilölle mahdollisuus vastata lausuntoihisi ja kysyä selventäviä kysymyksiä.
9. Määrittele ja sovi molemmille hyväksyttävä toimintasuunnitelma. Sovita siitä, mikä tulevaisuuden suorituskyky sopii työntekijälle. Jos työntekijän on alettava tehdä tiettyjä asioita tai hänen on lopetettava tekeminen, varmista, että ne tunnistetaan selvästi. Jos sinulla on jotain mitä sinun täytyy tehdä, esimerkiksi lisäkoulutusta työntekijälle, sovi siitä myös.
10. Aseta aika seurannalle.Selkeän päivämäärän ja ajan asettaminen toimien tarkistamiselle ja parannuksille on tärkeä osa palauteprosessia. Se vahvistaa vastuuvelvollisuuden ja parantaa suorituskyvyn parantamisen todennäköisyyttä.

Ja muista, kun olet antanut rakentavan palautteen ja sopinut päätöslauselmasta ja jatkosuunnitelmasta, siirry työn eteenpäin. Älä huijaa työntekijää kohtaan huonoa tahtoa, koska he tekivät virheen. Älä leiju heitä yli pelkäämällä, että he saattavat tehdä uuden virheen. Tarkkaile heidän suorituskykyä kuten teet kaikkia työntekijöitä, mutta älä pakkomielle.