Kuinka kehittää ulkoistussuunnitelma
Sisältö
Monet keskustelut median ulkoistamisesta tekevät siitä monimutkaisen, mutta se on melko yksinkertaista. Jopa kotimme, "ulkoistamme" monia tehtäviä: ruoanlaitto, nurmikon ylläpito ja lastenhoito vain muutamia mainitakseni. Kun meillä ei ole aikaa, keskittymistä tai taitoja tehdä itse töitä, etsimme jonkun, joka pystyy, ja jonkun, joka tekee työn hinnalla, jolla meillä on varaa maksaa. Yritykset toimivat samalla tavalla, vaikka niiden päätöksiin voi liittyä enemmän tekijöitä ja päättäjiä.
Kehitysprosessi
Mutta aivan kuten perheet tekevät erilaisia päätöksiä, yritykset voivat tehdä hämmästyttävän erilaisia ulkoistamispäätöksiä. Ei ole mallia, joka toimisi kaikille yrityksille, mutta on prosessi, joka kaikkien yritysten on otettava huomioon:
oivallus
Aikaisemmin monet yritykset eivät ehkä edes tienneet mitä ulkoistaminen oli. Nykyään he tietävät ulkoistamisesta, mutta eivät ehkä ymmärrä kuinka monta ulkoistamis- (ja ulkoistamismaista) ohjelmaa he jo harjoittavat: Kopiointikeskukset, postihuoneet, kiinteistöjen hallinta, IT ja jopa osa yritysjuridiikkaa. Ulkoistaminen ei välttämättä ratkaise kaikkia ongelmia, mutta oppiminen edellisen sukupolven sopimuksista tunnistaa uudet projektit ja tarjoaa arvokasta tietoa.
Tavoitteiden asettaminen
Jotta onnistutaan luomaan ulkoistusohjelma, sinun on määritettävä erityiset tavoitteet, kuten alennettava kokonaiskustannuksia viidellä prosentilla, keskityttävä yhden sijainnin tehokkuuteen tai tarkasteltava vain yhdessä liiketoimintayksikössä suoritettuja toimintoja. Tavoitteet eivät tarvitse valtavia yksityiskohtia. Kun ulkoistamiskokemuksesi kasvaa, määritelmät muuttuvat.
osallistumista
Tarvitset osallistujia monilta asiantuntija-alueilta antamaan panosta suunnitelmaan, todentamaan oletuksia ja antamaan asiantuntija-arvioita. Kun siirryt yleissuunnitelmasta tiettyihin hankkeisiin, toistat tämän prosessin ja luot alaryhmiä, joilla on vielä tarkempaa tietoa.
Henkilöllisyystodistus
Nyt kun sinulla on tavoitteita ja asiantuntijoita tunnistamaan ja tulkitsemaan tietoa, on aika tunnistaa tietyt projektit ulkoistamisohjelmallesi. Jokainen yritys kehittää erilaisia kriteerejä, ja sitä ajaa kulttuuri samoin kuin taloudellinen tai toiminnallinen analyysi, mutta on olemassa yhteisiä perusteita, joita sinun tulisi tarkastella:
- Aiemmat päätökset: Yrityksesi todennäköisesti teki aiempia päätöksiä muiden kuin työntekijöiden käytöstä, kuten vuokratyöntekijät tai palvelusopimukset. Ota yhteyttä hankintojen ja PMO: n (Project Management Office) kanssa saadaksesi lisätietoja. Katso, kuinka he puuttuivat tämän luettelon ongelmiin, ja kerää opitut kokemukset.
- asiantuntemus: Suoritatko toimintoja tai tuotat tuotteita ilman riittävää asiantuntemusta vai onko sinulla vaikeuksia ylläpitää johtajia? Onko nykyisellä johdolla suunnitelma näiden ongelmien ratkaisemiseksi? Jos ei, tämä voi olla hyvä ulkoistamisprojekti.
- Laatu: Vaikka toiminnassa olisi ihmisiä, joilla on oikeat taidot ja kokeneita johtajia, et välttämättä saa palvelutasoa, jota tarvitset. Suorittaako johtaja asiakaskyselyjä? Mitä asiakkaat sanovat tuotteista tai palveluista? Laatukuilu tai kiinnostuksen puute asiakaspalvelusta on toinen merkki ulkoistamiselle.
- Kustannus: Poikkeuksellisen korkealaatuinen palvelu ei välttämättä ole hyvä arvo. Kuinka kustannuksesi verrataan kilpailijoihin? Tuottaako toiminto kuukausittaisia raportteja: Yksikkökustannukset, toimintakustannukset, monivuotiset kustannussuuntaukset? Jos tämä toiminto ei tuota näitä raportteja, ulkoistettu palvelu saattaa tarjota suuremman läpinäkyvyyden toimintoihisi.
- asteikko: Kun tutkit koko yritystäsi, teet monia odottamattomia löytöjä. Keskity! Yksi iso projekti on parempi ehdokas ulkoistamiseen kuin joukko pienempiä projekteja. Tämä iso projekti vaatii paljon vähemmän hallinnollisia ja hallinnollisia resursseja. Pidä kattava luettelo, mutta valitse vain ehdokkaat, joilla on suuri vaikutus ensimmäiseen projektiaalloon.
- turvallisuus: Sinulla on nyt hyvä idea mahdollisista hankkeista. On aika suodattaa ne turvallisuusstandardien mukaan. Turvallisuus on monimutkainen ja kiistanalainen aihe. Eri toimialoille sovelletaan erilaisia standardeja, ja jotkut yritykset ovat tietoturvallisempia kuin kilpailijat. Ymmärrä sisäiset ja teollisuuden standardit ja rajoita ulkoistamishankkeita vastaavasti. Sisällytä keskusteluihin laki-, tietotekniikka-, yritysturvallisuus-, vaatimustenmukaisuus- (jos sitä sovelletaan) ja mahdolliset "riski" -osastot.
- priorisointi: Jokainen yllä oleva kohta (ja mahdollisesti muut ominaisuudet) on pisteytettävä, ja jokaiselle projektille on osoitettava kokonais "ulkoistusarvo". Epäilemättä käydään paljon keskustelua siitä, mitkä ominaisuudet ovat tärkeimpiä, jos niiden pisteytys on tarkka ja pitäisikö muita ominaisuuksia ottaa huomioon. Älä ole yllättynyt, jos tämä prosessi kestää kuukausia tai jopa vuosia.
- viestintä: Siihen mennessä, kun olet priorisoinut potentiaalisia hankkeita, olet pitänyt paljon kokouksia ja puhunut monien ihmisten kanssa. Odottaa, että nämä keskustelut ovat julkisia tietoja niillä osastoilla, joihin olet kohdistanut ulkoistamista. Oletetaan aina, että nämä keskustelut pääsevät työntekijäsi väestöön, usein reaaliajassa. Huolellisesti harkittu yritysviestintä on valmisteltava ja valmis. Älä koskaan anna huhujen tulla paremmaksi tietolähteeksi kuin tosiasioita.
Esittäen
Tämän prosessin lopussa sinulla on alkuperäinen ulkoistussuunnitelma. Suunnitelman toteuttamisessa on vielä paljon enemmän vaiheita: Tietojen vahvistaminen, alakomiteoiden luominen tietyille hankkeille, toimittajien tunnistaminen, lentäjien suorittaminen, sopimusten tekeminen ja niin edelleen. Suunnitelmasi kehittäminen tarjoaa sinulle kuitenkin ensimmäiset ja tärkeimmät vaiheet.
