Anna luottamuksesi pomoosi riskinhallintasuunnitelman avulla

Sisältö

• Mikä on riskienhallinta projektinhallinnassa?
• Riskienhallinnan suunnittelu
• 5-vaiheinen riskienhallintaprosessi
• Vaihe 1: Aloita
• Vaihe 2: Tunnista
• Vaihe 3: Arvioi
• Vaihe 4: Suunnittele vastaukset
• Vaihe 5: Toteuta

Parhailla projektipäälliköillä on täysi luottamus linjapäällikköönsä ja projektisponsoriinsa. Projektien takana olevat execs uskovat heihin, kun he sanovat tarvitsevansa ylimääräistä rahoitusta, lisää resursseja tai apua ongelman ratkaisemisessa.

Kun työskentelet vaarallisissa tilanteissa, tarvitset oikean sarjan. Kuten retkeilijä, jolla on reppu köyttä ja cramponeja, tarvitset työkalut myös projektiriskin käsittelemiseen.

Voit lisätä esimiehen luottamusta projektiisi riskinhallintasuunnitelmalla. Yksinkertainen viisivaiheinen prosessi voi muuttaa huomattavasti sitä, kuinka pomosi näkee projektisi (ja sinä).

Mikä on riskienhallinta projektinhallinnassa?

Projektinhallinnan riskienhallinta on projektiriskien tunnistamisen, arvioinnin ja niihin reagoinnin prosessi.

Projektiriskit ovat asioita, jotka voivat vaikuttaa projektiin (positiivisesti tai negatiivisesti, mutta yleensä ihmiset tulkitsevat riskiä tapahtumiksi, joilla olisi kielteisiä vaikutuksia projektiin).

Olipa projektiisi iso tai pieni, siihen liittyy riskejä. Nämä riskit voivat olla kaikkea riskiä siitä, että koulusi paraati sataa, riskiin, että hinnat nousevat uuden piirilevyn kriittiseen osaan.

Jos projektiriskiä ei hallita oikein, se voi vaikeuttaa projektin onnistumista. Valitsemattomat riskit voivat lisätä aikaa aikatauluusi, työtä aikaasi ja rahaa budjettisi. Johtajat hermostuvat tällaisesta asiasta. Kaikki tämä voidaan välttää riskinhallintasuunnitelmalla.

Riskienhallinnan suunnittelu

Riskienhallintasuunnitelma on loistava tapa lisätä omaa luottamustasi projektiryhmän kykyyn toimittaa - ja se lisää myös esimiehen luottamusta. Haluat heidän uskovan, että osaat tehdä sen, ja haluat heidän tietävän, mikä voi estää sinua toimittamasta projektia onnistuneesti. Riskienhallintasuunnitelma on täydellinen työkalu siihen.

Ja arvaa mitä? Aloittaminen on todella helppoa.

Projektiriskien hallinta on yksinkertainen viisivaiheinen prosessi. Älkäämme tekekö siitä monimutkaisempaa kuin sen täytyy olla. Tämän voit aloittaa tänään, valmistautua keskustelemaan siitä seuraavassa kokouksessa ja saat sen päätökseen, kun joku kirjoittaa pöytäkirjaa.

5-vaiheinen riskienhallintaprosessi

Kuten projektinhallinnan niin monissa osissa, riskienhallinta on prosessi. Viisi vaihetta ovat:

1. Aloittaa
2. Tunnistaa
3. Arvioida
4. Suunnittele vastaukset
5. toteuttaa

Jos nämä termit eivät tarkoita sinulle juuri nyt, ota kiinni siitä - aion selittää sen kaiken.

Vaihe 1: Aloita

Ensin haluat asettaa riskienhallinnan kontekstin projektijohtamisympäristössäsi.

Täällä ei todennäköisesti ole kovin paljon työtä, koska yrityksesi joku on jo laatinut yritysriskipolitiikan ja sinun tarvitsee vain jäljittää se. Tämä selittää yrityksen lähestymistapaa riskeihin ja saattaa jopa valtuuttaa tarvitsemasi mallit. Mallit säästävät aina työtä, joten katso myös niitä!

Vaikka sinulla ei ole yritysriskipolitiikkaa, jollakin muulla, joka johtaa kanssasi projekteja, voi olla kopioitava projektiriskin hallintasuunnitelma. Miksi keksiä pyörä uudelleen? Asiakirjojen uudelleenkäyttö on välttämätöntä, jos haluat säästää aikaa ja tehdä enemmän.

Laadi projektiisi riskinhallintasuunnitelma sen perusteella, mitä olet löytänyt. Tämä on osa yleistä projektinhallintasuunnitelmaa ja kertoo kuinka aiot lähestyä projektisi riskienhallintaa.

Jos et tiedä mitä laittaa siihen, lue eteenpäin! Seuraavat vaiheet antavat sinulle paremman kuvan siitä, mistä puhua riskienhallintasuunnitelmassasi.

Tämä parantaa luottamusta: Osoittaa esimiehellesi, että sinulla on lähestymistapa projektiin liittyvän epävarmuuden käsittelemiseen ja että aiot hallita aktiivisesti riskejä.

Vaihe 2: Tunnista

Kun sinulla on hahmoteltu lähestymistapa, voit alkaa työskennellä sen kanssa.

Nyt tunnistat riskit, jotka vaikuttavat projektiisi. Tämä on vain tilannekuva ajoissa, ja riskirekisterisi on jotain, jonka haluat palata kerta uudestaan ​​ja varmistaa, että myös uutta tapahtuu.

Voit tunnistaa riskit käyttämällä yleisten riskien tarkistusluetteloa, haastattelemalla hankkeen sidosryhmiä (etenkin vaikeita sidosryhmiä, koska heillä on yleensä paljon sanottavaa siitä, mikä saattaa mennä pieleen), aivoriihiistuntoja ja käyttämällä tervettä järkeäsi.

Etsit asioita, jotka saattavat aiheuttaa ongelmia, jos niitä koskaan tapahtuisi. (Muista, että riskejä ei ole vielä tapahtunut. Projektiongelmat ovat jo tapahtuneita.)

Vaikka teetkin sen tekemistä, sinun tulisi ehdottomasti ottaa mukaan muita ihmisiä. Sinulla ei yksin ole kokonaista kuvaa ja lopulta puuttuu asioita.

Kuka tahansa voi ja pitää tunnistaa riskit. Projektipäällikkönä tehtäväsi on kannustaa kollegoitasi ottamaan riskejä kanssasi, jotta ryhmänä voit tehdä heille jotain.

Kaikki tunnistetut riskit olisi kirjattava riskirekisteriin. Jos sinulla on projektikoordinaattori ryhmässä tai projekti-tukihenkilö, he voivat tehdä tämän. Muuten se on osa suoritettavia hallinnollisia tehtäviä.

Tämä parantaa luottamusta: Osoittamalla, että tiedät tärkeimmät riskit, jotka saattavat vaikuttaa projektiisi, ja että sinulla on olemassa keinot pysyä jatkuvasti tietoisena uusista riskeistä.

Vaihe 3: Arvioi

Sitten riskejä arvioidaan todennäköisyyden ja vaikutuksen suhteen. Kun arvioit riskiä, ​​mieti, kuinka todennäköistä se on, kuinka paljon sen käsitteleminen maksaa ja kuinka paljon aikaa se todennäköisesti lisää projektin aikajanaan.

Lisätoimenpiteenä voit myös arvioida läheisyyttä, mikä tarkoittaa, kuinka lähellä ajallinen riski todennäköisesti tapahtuu. Lähietäisyyden riski todennäköisesti tapahtuu pian. Matalalla läheisyydessä oleva riski saattaa tapahtua jossain vaiheessa kaukaisessa tulevaisuudessa. Tämä voi antaa sinulle toisen tekijän ajan ja energian priorisoimiseksi riskien käsittelemisessä.

Tämä parantaa luottamusta: Varmistamalla esimiehellesi, että jokaisella ryhmän jäsenellä on selkeä käsitys siitä, mitä tapahtuisi, jos jokin näistä riskeistä todella toteutuisi.

Vaihe 4: Suunnittele vastaukset

Nyt olemme tulleet riskienhallintasuunnitelmasi lihavaan osaan. Tässä vaiheessa opit kuinka hallita riskiä tunnistamalla sopiva vastaus.

Teemme tämän, koska tähän saakka kaikki mitä sinulla on, on luettelo siitä, mitä voi tapahtua tulevaisuuden projektin hylkäämiseksi ja kuinka suuri sopimus se olisi. Mitä esimiehesi haluaa tietää seuraavaksi: Mitä aiot tehdä asialle?

Yleensä on olemassa neljä asiaa, jotka voit tehdä käsitelläksesi ja hallitaksesi projektiriskiä. He ovat:

• Vältä: Suorita toimenpiteitä estääksesi tämän seurauksen syntymisen.
• Siirto: siirrä vastuu toiselle osapuolelle, esimerkiksi vakuutuksella.
• Lieventäminen: Suorita toimenpiteitä vähentääksesi ongelman vaikutusta, jos sitä ilmenee.
• Hyväksy: Ymmärrä, että vaarallinen tulos voi tapahtua, äläkä ryhmän ryhmän suostumuksella ryhdy mihinkään toimiin sen estämiseksi.

Joillakin riskeilläsi voi olla positiivinen tulos. Esimerkiksi, on olemassa vaara, että myyt niin paljon uutta tuotetta, että tuhoat puhelinlinjat. Se olisi mukava ongelma, mutta se on silti vaara, että sinun pitäisi suunnitella.

On olemassa useita tapoja, joilla voit valmistautua positiivisen riskin tapahtumiseen, mukaan lukien:

• Hyödynnä: Tee parhaasi varmistaaksesi, että tulos tapahtuu, jotta voit hyödyntää palkintoja.
• Jaa: Tee yhteistyötä toisen kollegan tai yrityksen kanssa positiivisen riskin lisäämiseksi todennäköisemmin.
• Paranna: Vaikuta tekijöihin, jotka voivat vaikuttaa myönteiseen tulokseen, ja yritä saada vielä enemmän hyötyä.
• Hyväksy: Tunnista positiivisen riskin mahdollisuus äläkä tee mitään.

Sinun on selvitettävä, mikä vastausstrategia on paras jokaiselle rekisterissä olevalle riskille. Voit esimerkiksi päättää, että tehdaskaton romahtamisen riski hyväksyt yksinkertaisesti, koska sitä ei todennäköisesti tapahdu. Riskiä siitä, että ruokamyrkytykset vievät puolet työvoimasta, on kuitenkin tarkoitus lieventää aktiivisesti kouluttamalla koko catering-henkilöstösi. Jos se on tapahtunut aiemmin ja on oikeasti melko todennäköistä, ellet tee mitään asialle, sinun on vähennettävä riskiä.

Kun vastaus on yksilöity ja sovittu, riskinomistajat voidaan nimittää toteuttamaan riskinhallintasuunnitelma. Toisin sanoen tarvitset jonkun olevan vastuussa näkemästäsi suunnitelmasi yhteydessä sovittuja tehtäviä.

Tämä parantaa luottamusta: Näyttämällä esimiehellesi, että olet harkinnut, mitä tehdä asioista, jotka saattavat aiheuttaa ongelmia projektillesi, ja että olet laatimassa suunnitelmia hankkeen epävarmuuden ja riskien vähentämiseksi.

Vaihe 5: Toteuta

Riskienhallintasuunnitelmasi tulisi tähän mennessä sisältyä kuka on vastuussa kunkin riskin riskinhallintatoimenpiteiden suorittamisesta. Heidän tulisi nyt suorittaa nämä tehtävät läpi, jotta hallitset aktiivisesti avoimia riskejä.

Tämä parantaa luottamusta: Osoittamalla, että sinä ja projektiryhmäsi voit seurata mitä sanoit tekeväsi. Raportoimalla saavuttamasi ja vähentämäsi riskit osoittavat johtoryhmälle, että olet tosissasi toimittamassa ja tekeväsi kaiken tarvittavan tulevaisuuden todistamiseksi projektisi ongelmien varalta.

Kun riski on ohitettu - kun se ei ole enää merkityksellinen, koska se joko on tapahtunut tai ei enää voi tapahtua - voit sulkea sen riskirekisteristäsi.

Tämän projektin riskienhallintasuunnitelman asettaminen voi erottaa sinut muista johtajista. Omalla pomollasi on todiste siitä, että voit ajatella strategisesti ja luovasti sitä, mikä voi aiheuttaa projektisi purkautumisen, ja - mikä tärkeintä - tehdä jotain sen suhteen. Sinä olet henkilö, joka hallitsee aktiivisesti ongelmia ennen niiden syntymistä, pyyhkimällä esteet ja olette valmis mihin tahansa!

Koska nähdään olevan hyvä hallitsemaan projektiriskiä, ​​se on varma tapa nähdä johto turvallisena käsiparina. Sinun ei tarvitse kuormia kokemuksia tai sertifikaatteja projektiriskien hallinnan aloittamiseksi onnistuneesti (vaikka muodollista pätevyyttä riskienhallinnassa onkin). Tämä helppo viisivaiheinen prosessi tarkoittaa pian, että projektin riskienhallinta on upotettu projektisuunnitelmiin.