10 kriittistä vaihetta sisällyttämiseksi projektisuunnitelmaan

Sisältö

• Projektin tavoitteet
• Hankkeen laajuus
• Välitavoitteet ja tärkeimmät saavutettavat tavoitteet
• Työnjakorakenne
• talousarvio
• Henkilöstösuunnitelma
• Riskienhallintasuunnitelma
• Viestintäsuunnitelma
• Sidosryhmien hallintasuunnitelma
• Muutoksenhallintasuunnitelma

Projektisuunnitelma on projektipäällikön huolellisen suunnittelun huipentuma. Se on pääasiakirja, joka ohjaa projektin etenemistä projektin kullekin avainpinnalle vastaavien päälliköiden aikomusten mukaisesti. Vaikka projektisuunnitelmat eroavat yrityksittäin, on kymmenen kriittistä elementtiä tai vaihetta, jotka tulisi sisällyttää tehokkaaseen projektisuunnitelmaan sekaannusten ja pakotetun improvisoinnin välttämiseksi projektin toteuttamisvaiheessa.

Projektin tavoitteet

Hankkeen tavoitteet on määritelty projektikirjeessä, mutta ne tulisi sisällyttää myös projektisuunnitelmaan projektin tavoitteiden selittämiseksi edelleen tai lisätä työjärjestys liitteeksi. Riippumatta siitä, kuinka projektipäällikkö päättää sisällyttää tavoitteet projektisuunnitelmaan, tärkeätä on ylläpitää selkeä yhteys projektikirjan - projektin ensimmäisen avaintiedoston - ja projektin toisen avaintiedoston, projektisuunnitelman, välillä.

Hankkeen laajuus

Kuten projektin tavoitteet, laajuus on määritelty peruskirjassa, ja projektipäällikön olisi tarkennettava sitä edelleen projektisuunnitelmassa. Määrittelemällä laajuuden projektipäällikkö voi alkaa näyttää, miltä projektin tavoite tai lopputuote näyttää lopussa. Jos soveltamisalaa ei määritetä, sitä voidaan laajentaa koko projektin ajan ja johtaa kustannusylityksiin ja myöhästyneisiin määräaikoihin.

Esimerkiksi, jos johdat markkinointitiimiä luomaan esitteen yrityksen tuotelinjalle, sinun on ilmoitettava, kuinka monta sivua se on, ja annettava esimerkkejä siitä, kuinka lopputuote voi näyttää.

Joillekin ryhmän jäsenille esite saattaa tarkoittaa kahta sivua, kun taas toiset saattavat pitää kymmenen sivua riittävinä. Asteikon määritteleminen voi saada koko joukkueen samalle sivulle alussa.

Välitavoitteet ja tärkeimmät saavutettavat tavoitteet

Projektin avain saavutuksia kutsutaan virstanpylväiksi ja tärkeimpiä työtuotteita kutsutaan tärkeiksi suoritteiksi. Ne molemmat edustavat suuria projektityön osia. Projektisuunnitelmassa tulisi tunnistaa nämä kohteet, määritellä ne ja asettaa määräajat niiden toteuttamiselle.

Jos organisaatio ryhtyy hankkeeseen uusien ohjelmistojen kehittämiseksi, tärkeimmät toimitukset voivat olla lopullinen luettelo liiketoimintavaatimuksista ja niiden toteuttamistavoista.

Niiden jälkeen projektilla voi olla virstanpylväitä suunnittelun loppuunsaattamiseen, järjestelmätestaukseen, käyttäjän hyväksymistestaukseen ja ohjelmiston käyttöönottopäivään. Näihin välitavoitteisiin liittyy työtuotteita, mutta ne koskevat enemmän prosesseja kuin itse tuotteita.

Virstanpylvään ja suurten toimitettavien määräaikojen ei tarvitse olla tarkkoja päivämääriä, mutta mitä tarkempi, sitä parempi. Tarkat päivämäärät auttavat projektipäälliköitä erittelemään työrakenteet tarkemmin.

Suunnitelman tässä vaiheessa luot välitavoitteita, jotta voit ottaa suuria tai korkean tason toimituksia ja jakaa ne pieniksi toimituksiksi, jotka voidaan hahmotella seuraavassa vaiheessa.

Työnjakorakenne

Työnjakorakenne (WBS) hajottaa projektin välitavoitteet ja tärkeimmät tulokset pienemmiksi palasiksi, jotta yhdelle henkilölle voidaan antaa vastuu jokaisesta puolista. Työnjakorakennetta kehitettäessä projektipäällikkö ottaa huomioon monia tekijöitä, kuten projektiryhmän jäsenten vahvuudet ja heikkoudet, tehtävien keskinäiset riippuvuussuhteet, käytettävissä olevat resurssit ja koko projektin määräaika.

Viime kädessä projektipäälliköt ovat vastuussa projektin onnistumisesta, mutta he eivät voi tehdä työtä yksin. WBS on työkalu, jota projektipäällikkö varmistaa varmistaakseen vastuun hankkeesta, koska se kertoo projektin sponsorille, projektitiimin jäsenille ja sidosryhmille, jotka ovat vastuussa mistä. Jos projektipäällikkö on huolestunut tehtävästä, he tietävät tarkalleen kenen kanssa tavata tämän huolenaiheen.

talousarvio

Hankkeen budjetti osoittaa, kuinka paljon rahaa osoitetaan projektin loppuun saattamiseen. Projektipäällikkö vastaa näiden resurssien hajauttamisesta asianmukaisesti. Jos toimittajalla on projekti, projektipäällikkö varmistaa, että toimitukset saadaan aikaan sopimusehtojen mukaisesti kiinnittäen erityistä huomiota laatuun. Jotkut hankebudjetit linkittävät henkilöstösuunnitelmaan.

On tärkeää määrittää kunkin virstanpylvään ja toteutettavien kustannukset tarkastelemalla kuinka paljon aikaa tarvitaan ja tehtävien suorittamiseen liittyvät työvoimakustannukset. Hankkeen kustannukset on sidottu siihen, kuinka kauan projekti vie, mikä palaa projektin laajuuteen. Laajuuden, välitavoitteiden, tehtävien ja budjetin on oltava yhdenmukaisia ​​ja realistisia.

Henkilöstösuunnitelma

Henkilöstösuunnitelma osoittaa, kuinka hanke henkilöstyy. HR-suunnitelma, joka tunnetaan joskus henkilöstösuunnitelmana, määrittelee kuka tulee projektiryhmään ja kuinka paljon aikaa henkilöstön odotetaan tekevän. Suunnitelmaa kehittäessään projektipäällikkö neuvottelee ryhmän jäsenten ja heidän esimiestensä kanssa siitä, kuinka paljon aikaa jokainen ryhmän jäsen voi käyttää projektiin. Jos tarvitaan lisähenkilöstöä neuvottelemaan projektista, mutta he ovat osa projektiryhmää, se myös dokumentoidaan henkilöstösuunnitelmassa. Jälleen on kuultava asianmukaisia ​​valvojia.

Riskienhallintasuunnitelma

Monet asiat voivat mennä pieleen projektissa. Kaikkien mahdollisten katastrofien tai pienten hikojen ennakointi on haastavaa, mutta monia sudenkuoppia voidaan ennustaa. Projektinjohtaja tunnistaa riskienhallintasuunnitelmassa projektille aiheutuvat riskit, todennäköisyyden näiden skenaarioiden tapahtumiseen ja strategioiden niiden vähentämiseksi. Suunnitelman laatimiseksi projektipäällikkö pyytää hankkeen sponsorin, projektitiimin, sidosryhmien ja sisäisten asiantuntijoiden panosta.

Lieventämisstrategiat otetaan käyttöön riskeille, joita todennäköisesti esiintyy tai joihin liittyy suuria kustannuksia. Riskit, joita ei todennäköisesti esiinny, ja riskit, joiden kustannukset ovat alhaiset, on merkitty suunnitelmaan, vaikka niillä ei ole lieventämisstrategioita.

Viestintäsuunnitelma

Viestintäsuunnitelmassa hahmotellaan, miten projekti välitetään eri yleisöille. Samoin kuin työnjakorakenne, viestintäsuunnitelma antaa vastuun kunkin komponentin suorittamisesta projektiryhmän jäsenelle.

Tässä vaiheessa on tärkeätä hahmotella, miten kysymyksistä tiedotetaan ja miten ne ratkaistaan ​​ryhmässä ja kuinka usein viestintä tapahtuu joukkueelle ja sidosryhmille tai pomoille. Jokaisella viestillä on tarkoitettu yleisö. Viestintäsuunnitelma auttaa projektipäälliköitä varmistamaan, että oikea tieto saadaan oikeille ihmisille oikeaan aikaan.

Sidosryhmien hallintasuunnitelma

Sidosryhmien hallintasuunnitelmassa määritetään, miten sidosryhmiä käytetään projektissa. Joskus sidosryhmien on vain saatava tietoa. Tästä voidaan huolehtia viestintäsuunnitelmassa. Jos sidosryhmiltä tarvitaan enemmän, sidosryhmien hallintasuunnitelmassa hahmotellaan, miten se saadaan.

Muutoksenhallintasuunnitelma

Muutoksenhallintasuunnitelma asettaa puitteet muutosten tekemiselle projektiin. Vaikka projektipäälliköt haluavat yleensä välttää muutoksia projektiin, ne ovat joskus väistämättömiä. Muutoksenhallintasuunnitelma tarjoaa protokollat ​​ja prosessit muutosten tekemiseen. Vastuullisuuden ja avoimuuden kannalta on kriittistä, että projektin sponsorit, projektipäälliköt ja projektiryhmän jäsenet seuraavat muutoksenhallintasuunnitelmaa.