Kuinka vähentää työntekijöiden liikematkojen kustannuksia
Sisältö
Koska myötätuntoa työnantajille, jotka yrittävät hallita matkakuluja, työntekijöiden pyytäminen jakamaan huoneita ei ole, mistä aloittaa - tai lopettaa.
Nämä ideat ovat vähemmän stressaavia ja loukkaavia keskimääräiselle työntekijälle, joka matkustaa liiketoimintaansa työnantajansa hyväksi. Työntekijät ovat normaaleja ihmisiä, jotka haluavat jonkin verran yksityisyyttä ja etäisyyttä työtovereihinsa työmatkalla, varsinkin jos he ovat viettäneet päivän työtovereidensa kanssa. Työnantajien ei tarvitse pyytää työntekijöitä jakamaan huoneita.
Muut säästötavat työntekijöiden liikematkojen kustannuksissa
- Vaadi työntekijöitä matkustamaan samana päivänä aina kun mahdollista.
- Kehitä ja pane täytäntöön vakaa matkakäytäntö, joka tarjoaa tarkat tiedot päivärahoista eri kohteissa, suosituimmista hotelliketjuista, joissa työnantaja on saattanut vahvistaa alennusprosentin, korvausmenoista ja rajoituksista, jotka edellyttävät esimiehen etukäteen allekirjoitusta, jos se ylitetään.
- Pidä työntekijät noudattamassa lakipöytäkirjaa matkustuskäytäntöjen mukaisesti ilman ennakkolupaa poikkeuksista. Älä korvaa kuluja, joita politiikka tai poikkeus eivät salli.
- Neuvottele tai neuvottele yrityshinnat määränpäähänne liittyvien hotelliketjujen kanssa. Etsi hotelleja, joissa on mukavuuksia, kuten ilmainen aamiainen, ilmainen cocktailitunti, iltapäivällä välipaloja ja alkupaloja sekä jääkaappi ja kahvinkeitin huoneista. Vaadi työntekijöitä käyttämään näitä hotelleja ja palveluita, kun ne ovat saatavilla.
- Käytä halvempaa hotelliketjua varauksia tehdessäsi. Suurin osa työntekijöistä antaisi tähden yksityiselle huoneelle. Älä odota alhaisempia vaatimuksia sellaisilla alueilla kuin puhtaus ja muut työntekijöiden mukavuudet hotelleilta, joilla on vähemmän tähtiä. Tutki matkustavia työntekijöitä säännöllisesti varmistaaksesi, että valitut paikat vastaavat heidän tarpeitaan.
- Käytä johdonmukaista matkavarauspalvelua, kuten American Express Global Business Travel, hallitaksesi kustannuksia. Ne auttavat sinua suunnittelemaan, hyväksymään politiikkoja, säästämään kustannuksia ja rajoittamaan työntekijöiden menoja. Jopa paikalliset matkapalvelut voivat auttaa sinua säästämään liikematkoilla.American Express -yrityksen etuna on kuitenkin saavutus kansallisella ja kansainvälisellä tasolla ja verkkopalvelut.
- Sovita yhden lentoyhtiön kanssa heidän palveluidensa käyttämiseksi aina kun mahdollista saadaksesi yrityksen alennuksen jokaisesta lennosta. Vaadi työntekijöitä käyttämään lentoyhtiön varauspalvelua, esimerkiksi Southwest Airlines Corporate Travel. Työnantajat voivat myös säästää, kun lentokoneet varataan hyvissä ajoin etukäteen.
- Saa viime hetken matkapäätöksiä tekevät työntekijät saamaan luvan. Yhdessä tapauksessa asiakasyrityksessä lentolippu, joka olisi maksanut 300 dollaria, jos se olisi varattu muutama viikko etukäteen, maksoi yli 1200 dollaria, kun työntekijä teki varauksen kaksi päivää ennen tapahtumaa. Tämän pitäisi tapahtua vain hätätapauksessa, koska suurin osa lipuista on siirrettävissä, vaikka niitä ei palautettaisi.
- Vähennä matkakustannuksia muilla alueilla, kuten ateria ja alkoholi päivähuoltoa ja kuljetusta varten. Vaihda päivärahat sijainnin mukaan. New York City on kallista verrattuna esimerkiksi Las Vegasiin. Pienemmät alueet, jotka eivät ole lomakohteita, ovat vielä edullisempia. Matkakäytäntöjesi tulisi heijastaa kustannuksia, jotka työntekijöillesi koituvat heidän matkustettaessa eri valtioihin ja paikallisiin maihin.
- Kokeile virtuaalisia kokouksia, palveluita, kuten Skype for Business, ja videoita. Vaikka alun perin epämukava, ei-henkilökohtaiset tapaamiset ovat hankittu taito. Työntekijät muuttuvat mukavammaksi käyttäessään näitä palveluita ajan myötä. Verkkoseminaarit toimivat hyvin erilaisissa koulutuksissa, etenkin seminaareissa, joihin osallistuu useita työntekijöitä.
- Pyydä työntekijöitäsi käyttämään halvempaa julkista liikennettä ja kuljetuspalveluita, kun ne ovat käytettävissä, taksien sijasta, etenkin kun työntekijät matkustavat lentokenttien ja hotellien välillä. Suurin osa suurista konferensseista tarjoaa ilmaisen kuljetuspalvelun hotellien ja konferenssikeskuksen välillä. Vähemmän taksinkäyttöä tai vaatimus, että työntekijät kokoontuvat maksamaan ryhmätaksista, voi säästää paljon rahaa.
Aikuinen työntekijöiden pyytäminen tekemään ajoissa varauksia, budjettikustannuksia liikematkoillaan ja tutkimaan muita vaihtoehtoja kuin kokousten ja koulutuksen matkustaminen on oikea tapa lähettää liikematkojen kustannuksia. He kunnioittavat työntekijöitä.
Ne hyödyttävät työnantajaa, koska työntekijät tuntevat olonsa kunnioitettuiksi ja hoidetuiksi, mikä tuottaa positiivista moraalia. Ne pitävät positiivisen suhteen syklin liikkeessä oikeaan suuntaan.
