Perusprojektinhallinta 101

Sisältö

• Mikä on projektinhallinta?
• Projektin osat
• Tärkein elementti: Soveltamisala
• voimavarat
• Aika
• Raha
• Projektinhallinta on taidetta ja tiedettä

Projektinhallinta on yksi menestyvän liiketoiminnan kriittisimmistä komponenteista. Se vaikuttaa tuloihin ja vastuisiin, ja se on viime kädessä vuorovaikutuksessa asiakkaan tai asiakkaan tyytyväisyyden ja säilyttämisen kanssa. Yritykselläsi voi olla vain yksi projekti töissä kerrallaan, kun taas muut suuret yritykset ja yhteisöt voivat žongloida useita projekteja kerralla. Projektit ovat luonteeltaan väliaikaisia.

Projektit ovat keino kohti tavoitetta ja tavoite saavutetaan lopulta. Yrityksesi saattaa siirtyä toiseen projektiin ... tai ei. Se on saattanut olla kertaluonteinen tavoite.

Projektit vaativat lisääntyvää työvoiman tarvetta. Projektinhallintainstituutti arvioi, että kaudella 2010–2020 maailmanlaajuisesti lisätään yli 15 miljoonaa uutta projektijohtajuutta.

Mikä on projektinhallinta?

Projektinhallinta ei ole koko yrityksen toimintaa. Se on vain yksi segmentti, määritelty projekti, jossa on yksityiskohtainen suunnitelma siitä, kuinka sinä ja yrityksesi saavutat tämän tavoitteen. Se on suunnitelma, joka on yksityiskohtainen sarjavaiheissa, joista kukin on yhtä tärkeä kuin muut. Sinun on saavutettava yksi siirtyäksesi oikein seuraavaan.

Ajattele projektinhallintaa tikkaita, joihin sinun on kiivetä. Et voi hypätä huipulle. Sinun on otettava se askel askeleelta maksimaalisen tehokkuuden saavuttamiseksi. Ryhmäsi on käytettävä heidän käytettävissään olevia työkaluja sekä asiantuntemustaan ​​ja tietämystä suorittaaksesi jokaisen vaiheen ja siirtyäksesi seuraavaan.

On tarpeeksi helppoa sanoa, että haluat päästä laatikkoon A, joten otat 25 askelta siihen suuntaan. Mutta sinun on myös otettava huomioon ajankohtaiset näkökohdat projektisuunnitelmasi, ja sinun on todennäköisesti työskenneltävä budjetin puitteissa. Voit indeksoida nuo 25 vaihetta tai hyökätä. Se riippuu siitä, kuinka nopeasti sinun täytyy päästä sinne projektiin onnistuneesti loppuun. Voit säästää rahaa matkustamalla jalka tai vuokrata kuljettajan. Se riippuu budjetista, jonka olet omistanut projektille.

Kaikille sopivaa lähestymistapaa, järjestelmää tai suunnitelmaa ei ole. Jokaisella projektilla, jota itse ja yrityksesi käsittelee, on todennäköisesti aikajana, tavoite ja budjetti. Siksi on niin kriittistä, että sinulla on taitava, lahjakas projektipäällikkö paikallaan näyttelyn johtamiseen.

Projektin osat

Menestyneen projektipäällikön on hallittava samanaikaisesti projektin neljä peruselementtiä. Nämä elementit ovat toisiinsa liittyviä.

• laajuus: Tämä sisältää projektin koon, tavoitteet ja vaatimukset.
• resurssit:Tarvitset ihmisiä, laitteita ja materiaaleja paikalleen.
• Aika: Tämä ei koske vain sitä, kuinka kauan projekti vie kaiken aikaa. Se on jaoteltava tehtävien kestoihin, riippuvuuksiin ja kriittiseen polkuun.
• Raha:Ota lujasti huomioon kustannukset, ennakoimattomat menot ja voitot.

Tärkein elementti: Soveltamisala

Hankkeen laajuus on määritelmä siitä, mitä projektin on tarkoitus suorittaa, sekä näiden tavoitteiden saavuttamiseen luodut aika- ja rahabudjetit. Kaikissa projektin laajuuden muutoksissa on oltava vastaavat muutokset budjetissa, ajassa, resursseissa tai kaikissa kolmessa.

Jos hankkeen tavoitteena on rakentaa rakennus kolmeen widgettiin, joiden budjetti on 100 000 dollaria, projektipäällikön odotetaan tekevän niin. Jos laajuutta muutetaan rakennukseksi neljäksi widgetiksi, projektipäällikön on hankittava asianmukainen muutos ajassa, rahassa ja resursseissa.

voimavarat

Resurssien ymmärtämisessä ja hallinnassa on kolme näkökohtaa: ihmiset, laitteet ja materiaalit.

Menestyneen projektipäällikön on hallittava tehokkaasti projektille osoitettuja resursseja, mukaan lukien projektitiimin jäsenet, toimittajan henkilökunta ja alihankkijat. Hänen on varmistettava, että työntekijöillä on tarvittavat taidot ja työkalut työn suorittamiseen, ja hänen on jatkuvasti seurattava, onko hänellä tarpeeksi ihmisiä paikallaan suorittamaan projekti määräajassa. Hänen tehtävänsä on varmistaa, että kukin henkilö ymmärtää tehtävän ja projektin määräajat.

Kunkin työntekijäryhmän vanhempi jäsen raportoi projektipäällikölle johtaessaan suoria työntekijöitä, mutta työntekijöillä saattaa olla myös linjapäällikkö, joka antaa teknistä ohjausta. Projektiryhmän kaltaisessa matriisinhallintatilanteessa projektipäällikön tehtävänä on tarjota projektisuunta linjanjohtajille. Työn alihankintojen johtaminen tarkoittaa yleensä ryhmäjohtamisen johtamista alihankkijoille, jotka puolestaan ​​johtavat näitä työntekijöitä.

Projektipäällikön on usein hankittava laitteita ja materiaaleja sekä hallittava niiden käyttöä myös, jotta ryhmä voi toimia tehokkaasti. Hän vastaa siitä, että asianmukaiset laitteet ja materiaalit ovat oikeassa paikassa oikeaan aikaan.

Aika

Menestyvän ajanhallinnan kolme elementtiä ovat tehtävät, aikataulu ja kriittinen polku.

Luo projektiaikataulu luetteloimalla järjestyksessä kaikki tehtävät, jotka on suoritettava. Jotkut on tehtävä peräkkäin, kun taas toiset voivat olla päällekkäisiä tai tehdä samanaikaisesti. Määritä kesto jokaiselle tehtävälle. Varaa tarvittavat resurssit. Määritä edeltäjät - mitkä tehtävät on suoritettava ennen muita - ja seuraajat - tehtävät, jotka voivat alkaa vasta, kun toiset tehtävät on suoritettu. Tähän projektihallinnan osaan viitataan joskus vesiputous hallinta koska yksi tehtävä seuraa toista enemmän tai vähemmän peräkkäisessä järjestyksessä.

Projektinhallintaohjelmisto voi yksinkertaistaa projektin aikataulun luomisen ja hallinnan tehtävää.

Joillakin tehtävillä on vähän joustavuutta vaadittavissa aloitus- ja lopetuspäivissä. Tätä kutsutaan "kelluvaksi". Muut tehtävät eivät ole joustavia. Heillä ei ole kellua. Riviä kaikkien tehtävien läpi, joissa on nolla kellua, kutsutaan kriittinen polku. Kaikki tämän polun tehtävät - ja voi olla useita rinnakkaisia ​​reittejä - on suoritettava ajoissa, jos projektin on määrä tulla määräajassa. Projektipäällikön keskeinen ajanhallintatehtävä on kriittisen tien seuraaminen.

Raha

Kolme näkökohtaa rahan hallinnassa ovat kustannukset, ennakoimattomat menot ja voitto.

Jokaisella tehtävällä on kustannukset riippumatta siitä, onko kyseessä tietokoneohjelmoijan työtunnit vai betonin kuutiomaisen pihan ostohinta. Jokainen näistä kustannuksista arvioidaan ja lasketaan kokonaisuudessaan projektin budjettia laadittaessa.

Jotkut arviot ovat tarkempia kuin toiset. Hankkeen talousarvioon tulisi sen vuoksi sisältyä ennakkomaksu - budjettiin varattu raha "vain siinä tapauksessa", että kohteen todelliset kustannukset eroavat jyrkästi arviosta.

Voitto on raha, jonka yritys haluaa ansaita tehtävästä. Se laitetaan kustannusten päälle.

Joten projektin budjetti koostuu arvioiduista kustannuksista, plus menot ja mahdolliset voitot. Projektipäällikön tehtävänä on pitää todelliset kustannukset arvioitujen kustannusten kanssa tai niiden alapuolella ja maksimoida yrityksen hankkeesta saamat voitot.

Projektinhallinta on taidetta ja tiedettä

Menestyvä projektijohtaminen vie käytäntöä. Nämä ideat voivat antaa sinulle perustiedot projektinhallinnasta, mutta pitävät sitä vasta alkua. Jos työ- tai urapolullasi on projektinhallintaa, ja jos haluat parantaa taitojasi, keskustele menestyneiden projektipäälliköiden kanssa, lue ja harjoita. Projektinhallinta voi olla erittäin palkitseva ura.