Toimistoassistentin taitoluettelo ja vastuut
Sisältö
Toimistoassistenttien tehtävät (samanlaisia kuin henkilökohtaiset avustajat) löytyvät kaikilta toimialoilta, ja niillä on melko suuri osaaminen. Toimistoavustajia kutsutaan toisinaan sihteereiksi tai hallinnollisiksi avustajiksi, mutta heidän avustamansa toimiston toiminnassa ne auttavat. Riippumatta siitä, kuuluuko toimisto lakiasiaintoimistolle, lääkärin käytölle, oppilaitokselle tai yhtiölle, tarpeet ovat samanlaiset; jonkun on arkistoitava rekisterit, pidettävä aikatauluja ja huolehdittava rutiiniviestinnästä toimistoa käyttävien ihmisten puolesta. Että joku voisi olla sinä.
Toimistoassistentin työtehtävät
Vaikka toimiston avustajan tehtävät ovat yleensä samankaltaisia toistensa kanssa, työ on silti vaihtelevaa - se vain vaihtelee päivästä toiseen, ei toimistosta toiseen. Tänään saatat toimia vastaanottovirkailijana, huomenna saatat joutua korjaamaan tulostimen, ja seuraavana päivänä joudut toimittamaan koko arkistokaapin 2000-luvulle. Tarvitset erittäin laajan taitojoukon menestyäksesi.
Toimiston avustajat ovat yksi yritysmaailman suurista laulamattomista sankarista, koska kun teet työsi oikein, kukaan ei huomaa - toimisto näyttää johtavan itseään. Mutta jotkut ihmiset nauttivat nopeatempoisesta mutta joustavasta työstä, tunteesta olla kaiken ytimessä. Ja hyvä sihteeri voi silti löytää työtä melkein mistä tahansa, mistä tahansa organisaatiosta.
Kuinka käyttää taitoluetteloita
Voit käyttää näitä taitoluetteloita koko työnhakuprosessin ajan. Ensinnäkin näiden taitojen nimet toimivat avainsanoina, joten käytä niin monta kuin mahdollista kirjoittaessasi ansioluetteloa. Älä luota esimiesten palkkaamiseen selvittääksesi, että sinulla on mitä he haluavat, kerro heille suoraan.
Toiseksi voit käyttää samoja avainsanoja saatekirjeessään. Keskity erityisesti niihin, joista potentiaalinen työnantajasi kiinnostaa eniten. Sinun on tehtävä tutkimus, koska vaikka toimistoavustajien työt ovat usein samanlaisia, esimiesten palkkaaminen vaihtelee prioriteettiensa mukaan. Työn kuvaus sisältää todennäköisesti luettelon tarvittavista taidoista. Kiinnitä huomiota siihen.
Lopuksi voit käyttää tätä keskustelua haastattelun suunnitteluun. Varmista, että olet valmis ainakin yhden esimerkin kerrallaan, jolla osoitit taitojasi jokaisesta tässä luetellusta luokasta.
Se voi myös auttaa tarkistamaan ammattitaitolistamme ammatti- ja taitotyypeittäin.
Huipputoimiston avustajien taidot
Sanallinen viestintätaidot: Kommunikaatio on toimiston avustajan kriittinen pehmeä taito. Sinun on oltava vuorovaikutuksessa esimiehen, toimistotyöntekijöiden, avustamiesi ammattilaisten ja mahdollisesti saman organisaation muiden toimistojen asiakkaiden tai ihmisten kanssa. Te kaikki toimitte joukkueena ja olet sen tärkein viestintäkeskuksessa. Sinun on oltava iloinen, avulias, tietoinen, selkeä ja hyvä kuuntelija joka päivä.
- Vastaa puhelimiin
- Asiakassuhteet
- viestintä
- Puheluiden siirtäminen
- Viestin ottaminen
- Puheluiden reititys
- puhelinvaihde
- Puhelin
- Sanallinen viestintä
Kirjalliset viestintätaidot: Useimmat toimistoavustajat kirjoittavat paljon. He voivat kirjoittaa muistioita, täyttää lomakkeita tai luonnostella kirjeitä tai sähköposteja. Jotkut luovat sisältöä yrityksen verkkosivustolle tai muokkaa tekstiä toisille. Selkeä, ammattimainen kirjallinen viestintä on välttämätöntä.
- Kirjeenvaihto
- Sähköposti
- posti
- postituksia
- konekirjoitus
- Tekstinkäsittely
- Kirjallinen viestintä
Ystävällisyys: Toimistoassistentti voi olla ensimmäinen henkilö, jonka asiakas näkee tullessaan toimistoon. Jos toimiston pääasiallinen matkustaja sattuu olemaan poissa tällä hetkellä, toimistoavustaja voi olla ainoa henkilö, jonka kanssa vierailija on yhteydessä. Sinun on oltava valmis tervehtimään jokaista vierailijaa hymyllä ja ystävällisellä sanalla ja auttamaan heitä kaikessa mitä tarvitset niin pitkälle kuin pystyt. Joten hyvät ihmissuhdetaidot ovat välttämättömyys.
- Asiakaspalvelu
- Ohjaa vierailijoita
- Joustava
- Ystävällinen
- Tervehdy vieraat
- Ihmissuhde
- Positiivinen asenne
- Luotettavuus
- Tervetuloa vierailijat
Teknologiset taidot: Vanhanaikaisesti sihteerit tekivät paljon kirjoitusta. Ajat ovat muuttuneet, samoin tekniikka, mutta toimistoavustajat voivat silti odottaa viettävänsä paljon aikaa näppäimistön edessä. Kirjoituskoneen sijasta sinun on tiedettävä tietäsi erilaisissa ohjelmistosovelluksissa. Tietäminen siitä, kuinka tehdä kevyttä teknistä tukea ja kuinka korjata epämääräinen tulostin, ei myöskään vahingoita.
- Tietokone
- kunnostautua
- Internet
- Microsoft Office
- Microsoft Word
- QuickBooks
- tekniikka
organisaatio: Toimistoassistenttien on oltava erittäin järjestäytyneitä, jotta ne voivat tehokkaasti määrätä monista tehtävistä. Sinun on autettava myös muiden ihmisten järjestämisessä, kalenterien ylläpidosta toimiston järjestämiseen.
- Hallinnollinen tuki
- nimitykset
- Laskutus
- Kalenterit
- toimisto-
- Tietojen syöttö
- Postin toimitus
- Sähköinen arkistointi
- Kuluraportit
- arkistointi
- Vastaanotto
- Rahankäsittely
- Toimistotehtävät
- Toimistolaitteet
- Toimistotarvikevarasto
- Toimistotarvikkeet
- Office-tuki
- organisaatio
- paperityöt
- laivaus
Ongelmanratkaisutaidot: Ongelmanratkaisut tai kriittisen ajattelun taidot ovat tärkeitä jokaiselle avustajalle, koska sinä olet usein henkilö, jonka muut asettavat kysymyksiin.
- Koordinoi toimistotoimintaa
- kokoukset
- Ongelmanratkaisutaidot
- Vastaa tiedusteluihin
- aikataulutus
- Puhelujen seulonta ja ohjaaminen
- Spreadsheets
- ryhmätyö
- Ajanhallinta
- Matkajärjestelyt
