Kokoushallinnon käytännöt auttavat parantamaan tuottavuutta

Sisältö

• Kokoushallinnon avain - Stand PAT
• Aloita kokoukset ajoissa
• Pidä kokous aiheesta
• Pidä ja jaa kokousmuistiinpanoja / pöytäkirjoja
• Pohjaviiva

Vietämme suuren osan työstämme kokouksissa. Monissa tapauksissa huono kokouksenhallinnan käytäntö johtaa osallistujien ajan tuottamattomaan käyttöön. Aiheeseen liittyvässä artikkelissa tarjoamme ohjeita viiden yhteisen kokouksen skenaarion muuttamiseksi tuottaviksi tapahtumiksi. Tässä on lisäideoita kokousten hyödyllisyyden, tuottavuuden ja vaikutuksen vahvistamiseksi.

Kokoushallinnon avain - Stand PAT

Jotkut johtajat käyttävät P.A.T. lähestymistapa kokouksiin, edellyttäen a Purpose, an genda, ja a Timeframe. Osallistujien asettaminen näihin kriittisiin kontekstipisteisiin ennen istuntoa varmistaa, että ihmiset ovat valmiita osallistumaan ja tukevat kokouksen yleistä tarkoitusta. Selkeä P.A.T. ääriviivat auttavat varmistamaan tuottavan istunnon.

Sinun pitäisi pystyä määrittelemään kokouksen tarkoitus korkeintaan yhdellä tai kahdella lauseella. "Tämän kokouksen tarkoituksena on suunnitella uusi markkinointikampanja" tai "Tämän kokouksen tarkoituksena on tarkastella merenkulun uutta palautuskäytäntöä." Tarkoitus auttaa varmistamaan, että kaikki tietävät miksi he ovat siellä, mitä on tehtävä ja miten ohjata edistymistä ja päästä päätelmiin.

Aseta esityslista. Lista kohteet, joita aiot tarkistaa / keskustella / tarkistaa. Haluamme asettaa määräajan jokaiselle esityslistan kohdalle (katso alla) ja tunnistaa henkilö, joka vastaa keskustelun ohjaamisesta. Aseta aikataulu; aseta ainakin aloitus- ja lopetusaika. Suosittelemme myös asettamaan keston jokaiselle esityslistan kohdalle. Niiden tulisi olla koko koko aikataulussa.

Aloita kokoukset ajoissa

Jos työskentelet yhdessä niistä kulttuureista, joissa ihmiset harhauttavat kokouksia aina viiteen tai kymmeneen minuuttiin suunnitellun aloitusajan jälkeen, on aika aloittaa uusi trendi. Yksi yritys kannustaa johtajiaan sulkemaan oven suunnitellulla aloitusaikana, ja myöhässä olevat eivät ole tervetulleita osallistumaan. Vaikka tämä voi olla dramaattisempaa kuin mitä haluat toimia, sinulla ei pitäisi olla ymmärrystä kokouksen järjestämisestä, tarkoituksen tarkistamisesta ja odotusten ja ajoituksen vahvistamisesta.

Älä odota stragglerien ilmestymistä. Kun joku saapuu myöhään, älä palaa takaisin ja katso mitä on jo katettu. Jatka kokousaiheitasi. Tämä on hankalaa stragglerille ja parantaa todennäköisyyttä hänen saapumisestaan ​​oikeaan aikaan seuraavaan kokoukseen.

Jos kokouksen järjestäjä / sponsori ei ilmesty ajoissa, harkitse kokouksen peruuttamista ja palaa töihin. Viiden tai seitsemän minuutin odotusaika on kohtuullinen. Kertoimet ovat, että kokouksen järjestäjä joutui odottamattomaan vaikeuteen ja haluaisi, että et tuhlaa aikaa odottamalla häntä.

Pidä kokous aiheesta

Hyvä käytäntö on antaa joku tehtävä pitää kaikki tiellä kokouksen aikana. Liian usein keskustelut ajautuvat ja rappeutuvat sitten mielipiteiden, ideoiden, tosiasioiden ja tunneiden pyörreksi. Määritä sen sijaan rooli ja ilmoita kaikille osallistujille, että tämä henkilö haastaa, jos ja kun keskustelu poistuu esityslistasta ja tietystä keskustelun kohdasta. Joissakin yrityksissä tähän rooliin viitataan nimellä "Traffic Cope", toisissa "Topic Keeper". Etiketistä riippumatta, rooli on erittäin hyödyllinen kokousten tehokkuuden ja tuottavuuden vahvistamisessa.

Jos esiintyy lisäaiheita, jotka ovat esityslistan ulkopuolella, mutta tärkeitä keskustella, ne tulisi ottaa selkeästi mukaan ja sijoittaa "parkkipaikalle" tulevaa tarkastelua ja keskustelua tai erillistä kokousta varten. Kokouksen omistaja pidättää oikeuden sallia pienen erimielisyyden, jos se tukee kokoustavoitetta.

Pidä ja jaa kokousmuistiinpanoja / pöytäkirjoja

Joku muu kuin kokouksen järjestäjä pitää pitää pöytäkirjaa kokouksesta. Hyvä pöytäkirjan tallenne sisältää:

• Kokousaika, päivämäärä, sijainti
• Tarkoituksen kuvaus
• Kopio esityslistasta
• Luettelo osallistujista ja luettelo niistä, jotka eivät osallistuneet
• Yksityiskohtainen yhteenveto päätelmistä, toimintakohdista, vastuista ja valmistumispäivämääristä. Monet muistiinpanijat käyttävät esityslistan ohjeina päätelmien ja toimien luetteloimiseksi.
• Suunniteltu seurantakokous, jos sitä todella tarvitaan.

Ihannetapauksessa jaa kokousmuistiinpanot mahdollisimman pian kokouksen päättymisen jälkeen ja ehdottomasti yhden arkipäivän kuluessa. Pöytäkirjat ja muistiinpanot toimivat tärkeänä muistutuksena osallistujille sekä tietolähteenä muille sidosryhmille tai kokouksen jättäneille. Pöytäkirjat ovat hyvä työkalu muistuttaa ihmisiä ja joukkueita sitoutuneista jatkotoimistaan.

Pohjaviiva

On mahdollista, että kokous johtaa myönteiseen lopputulokseen, joka auttaa ohjaamaan projekteja ja ihmisiä eteenpäin, älä vain luota siihen. Jotkut huolellisuus ja kokouksenhallinnan tekniikoiden tarkoituksellinen vahvistaminen parantavat mahdollisuuksiasi ajaa loistava tulos.