Kuinka kirjoittaa huomautuksia työntekijöiden suorituksesta

Sisältö

• Kommentteja huomautuksiin
• Allekirjoitusten merkitys
• Anna tilaisuus työntekijöiden vastaukselle
• Näyte huomautuksesta
• Näyte huomautuksesta # 1 (tekstiversio)
• Näyte huomautuksesta # 2 (tekstiversio)
• Työntekijän kuittauskuitti

Noitokirjeet ovat esimiehen kirjoittamia kirjeitä, jotka antavat virallisen lausunnon suoritusongelmasta, jota työntekijän on parannettava. Katsauskirjelmät ovat usein askel muodollisessa kurinpitomenettelyssä, joka voi johtaa työntekijän ylimääräiseen kurinpidolliseen työsuhteen päättymiseen saakka, mukaan lukien työsuhteen päättyminen, jos työntekijä ei parane.

Nousukirjeet ovat merkittävä osa työntekijän ja työnantajan työntekijöiden suoritusongelmien dokumentointia. Kirjallisessa huomautuksessa ilmoitetaan selkeästi ja täsmällisesti suoritus, jota on parannettava, ja seuraukset, jos suoritus ei parane.

Nämä muodolliset liikekirjeet seuraavat yleensä sen jälkeen, kun esimies on yrittänyt sanallisesti valmentaa. Ne tapahtuvat kuitenkin usein työntekijän suullisen korjauksen edessä - kutsutaan sanallisiksi varoituksiksi tai muodollisiksi sanallisiksi varoituksiksi. Kaikkien vaiheiden tulisi keskittyä suorituskykyongelmaan tai siihen liittyviin suoritusongelmiin.

Kommentteja huomautuksiin

Tehollisilla nousukirjeillä on useita yhteisiä osatekijöitä. Heillä olisi oltava selkeä selvitys ongelmasta tai suorituskyvystä, jota työntekijän on parannettava. Se saattaa luetella useita esimerkkejä tavoista, joilla työntekijä voi muuttaa suorituskykyään noudattaakseen odotuksia. Esimerkkien antaminen antaa työntekijälle yhteisen kuvan - jaetun merkityksen - esimiehen ja yrityksen odotusten ympärillä.

Sisällytä tarvittaessa aikajana, jonka kuluessa työntekijän suorituskyvyn on parantuttava. Tämä viite voi olla eräpäivän tai lopetuspäivän muodossa, jolloin esimies arvioi uudelleen työntekijän suorituksen.

Selitä, kuinka suorittamatta jättäminen vaikuttaa työntekijän lisäksi myös työpaikkaan ja organisaation menestykseen. Kerro selkeästi seurauksista, joita työntekijä voi odottaa, jos heidän suorituskykynsä ei parane, kuten on esitetty huomautuskirjeessä.

Allekirjoitusten merkitys

Työntekijän esimiehen tai esimiehen allekirjoitus on tärkeä nousun yhteydessä. Kirje sisältää yleensä lausunnon siitä, että työntekijän allekirjoitus tarkoittaa, että hän on saanut kirjeen. Se ei välttämättä tarkoita, että he ovat samaa mieltä sen sisällöstä. Sinun on oltava täsmällinen sanamuodossa, jotta työntekijä ymmärtää, että hän kuittaa kuittansa olematta väärinkäytöksiä.

Anna tilaisuus työntekijöiden vastaukselle

Sinun tulisi antaa työntekijälle mahdollisuus vastata huomautuksen nojalla esitettyihin seikkoihin. Vastalauseen tulee olla kirjallinen, päivätty ja työntekijän allekirjoittama. Työntekijä voi sopia, olla eri mieltä, ilmaista pahoittelut ja niin edelleen. Työntekijän kirjoittamat vastalauseet liitetään alkuperäisiin huomautuskirjeisiin.

Näyte huomautuksesta

Tämä on esimerkki huomautuksesta. Lataa huomautuskirjemalli (yhteensopiva Google Docsin ja Word Online -palvelun kanssa) tai katso alla esimerkkejä.

Näyte huomautuksesta # 1 (tekstiversio)

Vastaanottaja: Jeffery Jones

Lähettäjä: George Peterson

Päivämäärä: 1. syyskuuta 2018

Re: Katsauskirje

Tämä on virallinen huomautus, jolla ilmoitetaan, että suorituksesi ei vastaa odotettua panostustasoa. Asiakastuen teknisenä asiantuntijana toimiessasi koko teknisen tuen asiantuntijoiden ryhmä ja heidän esimiehensä kehittivät työnodotukset. Tämä tarkoittaa, että ne ovat hyväksytty standardi kunkin teknisen tuen asiantuntijan suoritukselle.

Et suorita seuraavilla tavoilla.

• Viikossa palvelemasi asiakasmäärä on 30% pienempi kuin standardi, jota muut teknisen tuen asiantuntijat tapaavat.
• Valittujen ongelmien vaikeusaste on 40% vähemmän kuin muu henkilöstö saavuttaa.
• Aika, jonka asiakkaat viettävät puhelimessa kanssasi, ylittää muun henkilöstön 25 prosentilla.

Kuten näet, kolmella tärkeimmällä työsi mittaamisella et ole onnistunut. Esimiehesi on puhunut kanssasi useita kertoja ja sait lisäkoulutusta. Siksi uskomme, ettet halua esiintyä. Tämä vaikuttaa haitallisesti muun teknisen henkilöstön työmäärään.

Meidän on nähtävä välittömät parannukset kaikilla kolmella suoritustasolla tai tapahtuu ylimääräisiä kurinpitotoimia työsuhteen päättymiseen saakka. Uskomme, että voit parantaa. Meidän on nähtävä välittömiä parannuksia.

Ohjaaja George Peterson

Marian Demark, henkilöstöjohtaja

Näyte huomautuksesta # 2 (tekstiversio)

Vastaanottaja: Linda Rodriguez

Lähettäjä: Mary Wilmont

Päivämäärä: 1. syyskuuta 2018

Re: Katsauskirje

Tämän huomautuskirjeen tarkoituksena on saada sinut virallisesti ilmoittamaan, että läsnäolo vaikuttaa haitallisesti kykyysi suorittaa työsi. Vaikka palkattuja, vapautettuja työntekijöitä ei vaadita työskentelemään tiettyjä tunteja, 40 tunnin työviikko on normaali ja odotettavissa.

Et ole onnistunut saapumaan työhön vähintään yhden päivän viikossa uuden työpaikan aloittamisen jälkeen ja työskentelet vain kolmekymmentäkaksi tuntia viikossa. Johtajasi on ilmoittanut sinulle FMLA-lomaajan saatavuudesta henkilökohtaisiin tai perhesairauksiin liittyvissä asioissa. Hän on kysynyt myös, tarvitsetko majoitusta, jotta pystyt tehokkaasti suorittamaan työsi.

Hän on ehdottanut, että vierailet henkilöstöosastolla keskustelemaan näistä asioista ja osallistumisesta. Olet kieltäytynyt kaikista kolmesta tarjoamastamme mahdollisuudesta auttaa sinua parantamaan tätä heikkoa suorituskykyä.

Todellisuus on, että et voi suorittaa työtäsi alle 40 tunnissa. Määräajat puuttuvat työtehtävillesi ja myöhästymisensä vaikuttaa haitallisesti markkinointiosaston työtovereiden työhön. Heiltä puuttuu määräaikoja epäonnistumisen vuoksi.

Lisäksi työtovereillesi osoitettu keskeneräinen työsi asettaa heidän työkuormansa ylikuormitukseksi, koska heillä on jo työpaikkoja, jotka vaativat 40 tuntia työtä viikossa. Tämä on epäreilua, emmekä siedä näitä kielteisiä vaikutuksia työpaikoilla nyt.

Meidän täytyy nähdä läsnäoloparannuksesi osallistumisessa tai muuten lopetamme työsuhteesi. Tämä tarkoittaa, että sinun on osallistuttava työhön viisi päivää viikossa. Jos et käy työssä viisi päivää viikossa, et voi saavuttaa tavoitteita, joihin olet palkannut.

Tavanomainen palkattu vapaa-aikakäytäntömme antaa sinulle kuusi palkallista sairauspäivää ja kaksi henkilökohtaista lomapäivää, jotka sinun on käytettävä yli vuoden ajan. Sinun on haettava lomapäiviä etukäteen.

Olet jo käyttänyt neljä sairauspäiväsi ja kaikki henkilökohtaiset päiväsi nykyisillä poissaoloillasi. Emme aio antaa sinulle enemmän aikaa. Tämä antaa sinulle vain kaksi sairauspäivää ja palkallista loma-aikaa, joka sinun on pyydettävä etukäteen.

Jos sinulla on poissaoloa, joka ylittää käytettävissä olevan palkasta lomaasi, lopetamme työsuhteesi. Toivomme ymmärtävän, kuinka lähellä menetät työsi. Et enää saa varoituksia.

Terveiset,

Mary Wilmont, johtaja

Thomas Credence, henkilöstöjohtaja

Työntekijän kuittauskuitti

On tärkeää luoda paperinen jälki työntekijöiden huomautustoimista. Tämä prosessi mahdollistaa todisteiden luomisen siitä, että työntekijä on saanut riittävän ilmoituksen ongelmista, ja toimenpiteet - kuten neuvonta - toteutettiin tilanteen korjaamiseksi.

Yksinkertainen ohjeiden vastaanottamisilmoitus selventää, että työntekijä sai huomautuksen.