Kuinka järjestää onnistunut mediatapahtuma

Sisältö

• Aloita lehdistötiedotteella
• Katso puhelut
• Suunnittele tapahtuman aika huolellisesti
• Älä yritä ja tee kaikkea
• Tee sisään- ja ulospääsy helpoksi
• Harkitse visuaalisuutta
• Älä unohda painosarjaa
• Varmista, että mediayhteyttäsi on saatavilla
• Käytä kokeneita työntekijöitä
• Valmista lausunto etukäteen
• Entä jos toimittaja ei näytä?

Yksi helpoimmista tavoista vastaanottaa ilmaista mediaesitystä - jota usein kutsutaan "ansaittuksi mediaksi" - on mediatapahtumien kautta. Riippumatta siitä, oletko yhdessä useiden sponsorien kanssa auttaaksesi vähemmän onnekasia, tai pitämällä tiedotustilaisuutta ilmoittaaksesi tuotteen julkaisusta, on tiettyjä vaiheita, jotka sinun tulee noudattaa onnistuneen mediatapahtuman järjestämiseksi.

Aloita lehdistötiedotteella

Lehdistötiedotteen lähettäminen auttaa tiedotusvälineitä päättämään, onko tarinasi tarpeeksi kattavaa. Siksi se auttaa pitämään lehdistötiedotteesi yksinkertaisena ja koskaan käyttämättä mitään hypeä. Asemat ja sanomalehdet etsivät uutisia; he eivät etsi myyntikorttia.

Sinulla on ikkuna lehdistötiedotteen lähettämiseen. Et halua lähettää sitä liian aikaisin, jolloin se unohdetaan tai haudataan, etkä halua lähettää sitä liian myöhään, kun muita tarinoita on jo annettu, ja ne eivät yksinkertaisesti sovi tapahtumaasi Yleensä kaksi tai kolme päivää ennen tapahtumaa on riittävän pitkä aikainen ilmoitus, jotta lehdistön aika ajoittaa toimittajia.

Haluat myös olla varma, että sisällytät ohjeet ja erityiset ohjeet tiedotteeseesi. Jos yrityksesi pääkonttori on yhdessä paikassa, mutta tapahtuma on tehtaallasi 30 mailin päässä, sinun on tehtävä tämä selväksi tiedotteessasi.

Katso puhelut

Kun olet lähettänyt lehdistötiedotteen, voit soittaa sanomalehtien toimittajille tai TV-asemien tuottajille tarkistaakseen, että he vastaanottavat sen. Se on kaikki mitä sinun täytyy kysyä.

Se avaa usein keskustelun, jonka avulla he kertovat, luulevatko he pystyvänsä tulemaan vai eivät. Mutta vaikka ei, et halua kysyä, tulevatko he. He ovat siellä, jos pystyvät, mutta eivät anna lupauksia.

Muista, että uutisten tai raskaiden uutisten päivät saattavat estää niitä tulemasta viime hetkellä. Et halua pilata heitä nähdäkseen, ovatko he tulossa, edes tapahtumapäivänä, kun seisot siellä odottamassa toimittajien ilmoittautumista.

Haluat myös katsoa, ​​kun soitat puhelun. Soittaminen kymmenen minuuttia ennen klo 17.00. saattaa tuntua päivän päättymiseltä sinulle, mutta tuottajalle, joka on kymmenen minuuttia iltaisin uutislähetykseen asti. Parhaat soittoajat ovat yleensä noin klo 10.00 ja kello 13.00–14.30.

Suunnittele tapahtuman aika huolellisesti

Kaikki työskentelevät määräaikojen mukaisesti. Sanomalehdet ovat asettaneet aikansa, jolloin ne laittaa seuraavan päivän lehden sänkyyn. Se tarkoittaa, että jos he tulevat tapahtumaasi klo 17.00. torstaina, peitto saattaa näkyä vasta lauantaina.

Televisioasemilla on yleensä aamu, keskipäivä, klo 5.00, 6.00, 10.00 ja / tai klo 11.00. uutislähetykset viikon aikana, riippuen televisiomarkkinoistasi. Saa kattavuuden, jos mediatapahtumasi alkaa klo 16.00. voi olla erittäin hankala. He eivät vain hyppää uutisautoonsa ja ajavat kuin hullu saadakseen nauhasi ilmaan kello 5.00. Siellä on käsikirjoitus, joka on kirjoitettava, ja nauha, joka on muokattava.

Suunnittele tapahtuma-aika siten, että se ei ole vain toimittajien kannalta kätevä, vaan myös lisää mahdollisuuksiasi saada välitöntä altistumista.

Älä yritä ja tee kaikkea

Mitä houkuttelevaa voi olla ohjaajaksi tuleminen, älä kerro toimittajalle, valokuvaajille tai videokuvaajille, mitä laukauksia haluat heidän saavan. Haluat luoda heidän kanssaan tietyn suhteen ja aloittaa suhteen sanomalehteen tai TV-asemaan. Et voita yhtään kaveria kertomalla heille kuinka heidän tehtävänsä tehdään.

Tee sisään- ja ulospääsy helpoksi

Jos pidät tapahtumaa 50 000 neliöjalkaa tehtaallasi ja media, jonka sallit medialle, on rakennuksen takana, anna heille mahdollisimman helppo pääsy. Älä anna heidän pysäköidä rakennuksen etuosaan ja vie sitten heidän varusteensa taaksepäin, jos voit auttaa sitä. Jos on tapa ajaa taaksepäin, ilmoita tiedotusvälineille tiedotteet ajo-ohjeista lehdistötiedotteessasi ja merkitse selvästi tapa, kun ne saapuvat.

Haluat myös pohtia, mikä laitosalueesi on ehdottomasti rajojen ulkopuolella. Esimerkiksi, jos et voi välttää pitkää kävelyä, haluatko todella, että tiedotusvälineet kulkevat koko rakennuksesi läpi kameroiden avulla? Se ei tarkoita, että he alkavat ampua mitä haluavat. Mutta monilla yrityksillä on tiukat käytännöt siitä, mihin kamerat ja muut kuin työntekijät voivat mennä omistusoikeudellisista syistä.

Harkitse visuaalisuutta

Ajattele visuaaliasi huolellisesti. Anna medialle mahdollisimman paljon käytännön kokemusta. Puhu tuotteesta puoli tuntia ja viitataan sitten esitteessä olevaan kuvaan jotain median ei tarvitse edes näyttää. Muista, että ne välittävät visuaaliset tiedot potentiaalisille asiakkaillesi - heidän katsojilleen tai lukijoille -, joten on tärkeää pitää yleisö mielessä, jotta saat tarvittavan kattavuuden.

Älä unohda painosarjaa

Sisällytä tiedot tapahtumastasi ja jaa ne tiedotusvälineille. Nämä tiedot auttavat heitä kirjoittamaan tarinan, mutta auttavat myös hallitsemaan uutisia paremmin, koska toimitat heille tärkeitä tietoja.

Varmista, että mediayhteyttäsi on saatavilla

Älä unohda asettaa mediayhteyttäsi saataville kysyttävää varten. Jos toimittajalla on lisäkysymyksiä, hänen on pystyttävä saamaan mediayhteytesi nopeasti käsiksi. Muista sisällyttää mediayhteystiedon puhelinnumero ja kaikki muut yhteystiedot lehdistöpakettiin.

Käytä kokeneita työntekijöitä

Sinun ei tarvitse rajoittaa tapahtuman edustajia omaan mediayhteyteesi. Jos työntekijä voi antaa paremman äänen, koska hänellä on ollut enemmän kokemusta tietyn tuotteen kehittämisestä ja työskentelystä, tee se kaikin tavoin käytettävissä kysymyksiin.

Valmista lausunto etukäteen

Jos aiot puhua kamerassa tai sanomalehden toimittajalle, mieti, mitä haluat sanoa etukäteen. Sen avulla voi saada ystäväsi, joka ei ole perehtynyt yritykseesi, lukemaan lehdistöpaketin ja kysyä heillä olevia kysymyksiä. Näistä kysymyksistä samoin kuin joihinkin omiin ideoihin, saat vastausluettelon. Et halua kuulostaa harjoitellulta, mutta et myöskään halua kuulostaa valmistautumattomalta tai sanoa "Umm ..." paljon.

Haluat myös harkita erityyppisiä väliaineita. Sanomalehden tarpeet ovat erilaiset kuin television ja päinvastoin. Sanomalehden toimittaja saattaa kysyä sinulta paljon erilaisia ​​kysymyksiä kuin TV-toimittaja. Jokaisella medialla on erilaisia ​​tapoja esitellä uutisia, joten he tarvitsevat yleisölle parhaiten sopivan tyypin.

Entä jos toimittaja ei näytä?

Asema tai sanomalehti voi hyvinkin lähettää valokuvaajan tai videokuvaajan toimittajan sijaan. Se ei tarkoita, ettei tarinasi ole tärkeä heille. He eivät olisi siellä, jos he eivät aio tarjota tarinasi kattavuutta, joten kohtele ketään, joka näyttää hyvin.

Jos videokuvaaja on heittämässä varusteitaan, älä anna heille painosarjaa heti. Tarjoa kantaa sitä heille, kunnes he ovat pystyneet saamaan tarvitsemansa laukaukset. Kohtelemalla heitä toisen luokan kansalaisina, he saavat sinut takaisin asemalle ja saattavat vaarantaa mahdollisuutesi tulevaisuuden kattavuuteen.