Tervehdys sähköpostitse
Sisältö
BusinessInsider.com: n mukaan keskimääräinen työntekijä viettää noin 25% päivästään päivittämiseen satojen sähköpostien kautta. Vaikka jotkut ihmiset tarvitsevat tarkennuksen sähköpostiohjeisiin, toiset tekevät virheitä yksinkertaisesti siksi, että he ovat hätääntyneiden viestinnän määrän vuoksi.
Työnhaun aikana lähetät todennäköisesti monia, monia sähköposteja, mukaan lukien saatekirjeet, kiitoskirjeet ja viestit työnhakuun liittyviin yhteyksiin.
Varmista hetki välttämään kiusallisia virheitä, kuten jonkun nimen kirjoittaminen väärin, ja muista kirjoittaa muistiinpanoja, jotka saavat vastauksen.
Aloita ammattimaisella tervehdyksellä
Pyrkää selvyyteen aihealueellasi. Valitse jotain suoraa, joka tunnistaa sähköpostisi tarkoituksen, kuten "kokousaika muutettu" tai "nopea kysely ehdotuksestasi".
Vältä porkkanan roikkuvaa teaserilla, kuten "Minun on ilmoitettava sinulle ...", joka yrittää houkutella lukeman avoimeen sähköpostiviestiin saadaksesi aikomuksesi. Ihmiset päättävät usein avata sähköpostin aihepiirin perusteella, joten valitse sähköposti, joka ilmoittaa tarkoituksesi selvästi.
Käytä ammattimaista tervehdystä. Liitä mukaan asianmukainen tervehdys olosuhteisiin ja vastaanottajaan. Tietyt tervehdykset toimivat sähköpostissa, mutta niitä ei käytetä tavallisessa kirjeessä, kun taas jotkut tervehdykset toimivat molemmille.
Valitse tervehdys sen perusteella, kuinka hyvin tunnet henkilön, jolle kirjoitat, ja lähettämäsi viestityypin perusteella. Jos esimerkiksi kirjoitat tuntemallesi, "Hi Jim" on sopiva. "Rakas herra / herra. Smith" olisi sopiva haettaessa työtä tai kirjoittamalla liikekirje.
Vältä sähköpostin avaamista sanalla "hey", joka kuulostaa erittäin epäviralliselta ja jota ei yleensä käytetä työpaikalla. Vältä myös "Hei ihmiset" tai "Hei kaverit", vaikka sähköpostisi luonne olisi rento.
Terveisiä esimerkkejä
- Hyvä Etunimi Sukunimi(tämä toimii hyvin, jos et tiedä kirjoittamasi sukupuolta)
- Hyvä etunimi(kun lähetät sähköpostia tuntemallesi)
- Hei Etunimi(Kun lähetät sähköpostia tuntemallesi)
- Hyvät herrat / ministerit. Sukunimi
- Hyvät herrat / ministerit. Etunimi Sukunimi
- Rakas tohtori sukunimi
- Joita se voi koskettaa
- Hyvä henkilöstöjohtaja
- Hyvä palkkaamispäällikkö
Käytä oikeita välimerkkejä tervehdyksen jälkeen. Jos haluat muodollisempia sähköposteja, käytä nimen jälkeen puolipistettä. Käytä tunnetulla ihmisellä tai satunnaisemmalla kirjeenvaihdolla pilkkua tervehdysnimen jälkeen.
Vältä yleisiä virheitä
Kun kirjoitat sähköpostia, seuraavat virheet tapahtuvat joskus, kun ihmiset kiirehtivät häivyttämään viestiä nopeasti. Ota aikaa tarkistaaksesi viestisi ja suorita seuraavat vaiheet.
- Lisää viimeinen sähköpostiosoite.Jos sinulla ei ole mahdollisuutta peruuttaa sähköpostia, lisää osoite viimeiseksi, jos sinulla on yleensä nopea liipaisusormi. Lisää vastaanottajan nimi vain, kun olet varma, että sähköpostiosoitteesi on valmis käytettäväksi.
- Vältä vanhaa "vastaa kaikki" -virhettä.Katso liipaissormesi, kun osut "Vastaa kaikille". Mieti, onko kaikkien luettelossa olevien todella luettava sanotut. Muista myös ketjun vanhemmat sähköpostit, joita et ehkä halua, että joku Vastaa kaikille -luettelossa näkyy.
- Mene helposti huumorilla. Huumoria voi olla vaikea havaita sähköpostissa, koska soittoääni ei välttämättä paistu läpi. Ilman kehon kieltä, ilmettä tai poljetta huumori voi pudota tai edes tahattomasti loukata lukijaa. Pelaa sitä turvallisesti ja jätä se pois.
- Oikolue.Älä tee sitä virhettä, että ajattelevat, että ihmiset antavat anteeksi epävirallisissa sähköposteissa tai että virheet suvataan, jos kirjoitat puhelimellasi. Sähköpostisi virheistä voidaan arvioida ankarasti, etenkin jos ne ovat rehottavia. Älä luota oikeinkirjoituksen tarkistimeen, joka voi usein valita väärän sanan sinulle. Oikoluku sähköposteistasi aivan kuten mitä tahansa tärkeää asiakirjaa. Erityisesti tarkista aina ja tarkista, että olet kirjoittanut ihmisten nimet oikein.
- Älä käytä hymiöitä tai hymiöitä. Yhä enemmän sähköpostiviestit ovat alkaneet muistuttaa tekstiviestejä. Työpaikkaviesteissä on nyt joskus peukaloa hymiöitä tai hymiöitä. Vaikka ne tulevatkin yleisemmiksi, välttäkää hymiöitä ja hymiöitä muodollisessa kirjeenvaihdossa. Jos sähköpostitervehdyksesi sisältää henkilön sukunimen, se on varma merkki, että sinun tulee jättää hymiöt ja hymiöt.
- Muista, että sähköposti kestää ikuisesti.Ajattele kahdesti, ennen kuin lähetät sähköpostia henkilökohtaiselle tai luottamukselliselle, amputat jonkun sähköpostitse, halveksit jonkun tai vastaat vihaisesti. Jopa poistetut sähköpostit voidaan herättää uudelleen varmuuskopioista. Tällaiset vuorovaikutukset saattavat olla parempi tehdä henkilökohtaisesti. Käytä 24 tunnin sääntöä. Jos et ole varma, onko sinun lähettää viesti, odota seuraavaan päivään päättääksesi. Toinen hyvä nyrkkisääntö: Älä kirjoita mitään sähköpostiin, jota et olisi halukas jakamaan julkisesti, kuten esimerkiksi talletuksessa tai esimerkiksi sosiaalisessa mediassa.
